1. Bądź świadomy swoich celów

W pracy chodzi o osiąganie celów. Skoro je sobie wyznaczyłeś lub ktoś to zrobił, warto, by zawsze były pod ręką. Zapisz cele, do których dążysz, w notesie lub w OneNote (bezpłatnym elektronicznym notatniku) i zaglądaj tam regularnie podczas przeglądu tygodniowego oraz w chwilach, gdy czujesz, że masz za dużo na głowie. Pozwoli ci to łatwiej decydować, co jest ważniejsze, a co mniej ważne.

 

2. Zacznij używać systemu do zarządzania zadaniami

Zainwestuj w aplikację do zarządzania zadaniami (na przykład Nozbe). W cenie jednej kawy miesięcznie (ok. 15 zł) zyskasz oprogramowanie, które odciąży cię z myślenia „co teraz powinienem zrobić” oraz obaw o to, że o czymś zapomniałeś. Taka aplikacja pozwoli ci zebrać w jednym miejscu wszystkie zobowiązania i przedsięwzięcia, które trzeba zrealizować. Przy okazji policzy, ile zajmie ci realizacja projektu oraz pomoże najlepiej zaplanować czas. Zobaczysz, że jak tylko wpiszesz tam wszystkie sprawy do załatwienia, od razu spokojniej będzie ci się pracowało. A odhaczanie punkt po punkcie wykonanych zadań zmotywuje cię do dalszego działania.

 

3. Częściej mów „nie”

Żyjemy w czasach, w których wypada być stale dostępnym dla innych. To jednak strategia prowadząca donikąd. Ci, którzy osiągają ponadprzeciętne wyniki, wykształcili w sobie umiejętność stanowczego, lecz łagodnego odmawiania uczestnictwa w większości przedsięwzięć. Aby osiągnąć własne cele, musisz zadbać o swoją niedostępność. Tylko wtedy będziesz mieć czas na pracę w skupieniu i niezbędną regenerację. 

 

4. Wyłącz synchronizację i powiadomienia

Skonfiguruj narzędzia, z którymi pracujesz. Wyłącz powiadomienia o nowych e-mailach w twojej skrzynce. Jeżeli korzystasz z poczty w telefonie, ustaw synchronizację ręczną, a nie automatyczną. Sprawdzaj e-mail wtedy, kiedy tego potrzebujesz. Nie ma nic gorszego dla produktywności niż odrywanie się od pracy, aby sprawdzić nowy e-mail, który nic nowego nie wnosi.

 

5. Ogranicz czas spędzany na czytaniu e-maili

Istnieje powszechne przekonanie, że e-maile trzeba czytać non stop, bo nigdy nie wiadomo, kiedy przyjdzie coś ważnego. Podobnie jak wiele innych przekonań i to jest fałszywe. Praktyka pokazuje, że e-maile wystarczy czytać maksymalnie trzy razy dziennie. Raz dziennie odpowiadasz na wszystkie wiadomości, które się pojawiły (potrzebujesz na to około 45 minut pod koniec dnia) i dwa razy dziennie robisz tzw. skanowanie awaryjne, wyłapując jedynie wiadomości, które nie mogą poczekać do popołudniowego przetworzenia (na takie skanowanie awaryjne potrzebujesz ok. 15 minut). Wiele skutecznych zespołów ustala zasadę, że czas odpowiedzi na otrzymanego e-maila to 24 godziny. Jeżeli nadawca potrzebuje odpowiedzi szybciej, powinien skorzystać z innych narzędzi komunikacyjnych: telefonu, SMS-a lub komunikatora.