Jakie materiały piśmiennicze są niezbędne w biurze?
Jak wybrać odpowiednie artykuły biurowe dla firmy? Sklepy i hurtownie oferują bardzo szeroki asortyment tego typu produktów. Wobec ogromnego wyboru materiałów biurowych i papierniczych łatwo jest się pogubić. Chyba każdy, kto wyposażał biuro, pamięta sytuacje, kiedy kupione materiały okazywały się nieprzydatne, za to czasem brakowało ważnych rzeczy.
Ewa od ośmiu lat pracuje jako office manager w agencji reklamowej. Do jej obowiązków należy organizacja pracy całej firmy. – Muszę dbać o to, żeby wszystkim dobrze się pracowało, nikomu nie brakowało potrzebnych sprzętów czy akcesoriów. W naszej agencji pracuje kilkadziesiąt osób, więc mam naprawdę dużo na głowie. Dlatego kiedy zamawiam artykuły biurowe, korzystam z mojej własnej listy produktów. Co roku coś do niej dopisuję, skreślam, poprawiam. Co na niej się znajduje?
- Biała tablica z mazakami to niezastąpione narzędzie podczas spotkań. Wyobraźcie sobie, jak potrafi wybić z rytmu sytuacja, gdy po zapisaniu całej tablicy okazuje się, że zginęła gdzieś gąbka. Aby tego uniknąć, najlepiej kupić mazaki w zestawie z gąbką. Dzięki temu nic nigdzie się nie zawieruszy.
- Często zdarza się, że trzeba opisać płytę z dokumentami lub prezentacją. Do tego służy marker permanentny lub marker do opisywania płyt. Jeśli zamiast nich użyjemy zwykłego cienkopisu, napis może się zetrzeć. Może to prowadzić do bałaganu. Chyba nikt nie chciałby podczas spotkania z klientem włączyć nieodpowiedniej płyty.
- Na mojej liście zakupów zawsze znajdują się długopisy w kolorze czarnym, granatowym oraz różnokolorowe. W naszym biurze staramy się mieć przynajmniej trzy komplety w sali konferencyjnej. Są niezastąpione podczas spotkań.
- Kiedy moi koledzy pracują z dużą ilością wydrukowanego tekstu, na przykład omawiając materiały, zawsze idą w ruch kolorowe zakreślacze. To najlepszy sposób, aby nie pogubić się w notatkach.
- Ginące długopisy to nieodłączny problem wszystkich urzędów i biur. Dobrym pomysłem jest kupienie długopisu na łańcuszku, który zawsze pozostanie na swoim miejscu.
- W wielu biurach jest pełno ołówków, które nie nadają się do pisania, bo nikt nie pomyślał o temperówkach. Staram się pamiętać o tym, żeby dobre temperówki były zawsze pod ręką.
- Zdarza się, że chcemy w schludny sposób nanieść poprawki w dokumencie, który został już wydrukowany, albo poprawić coś w odręcznych notatkach. W takim wypadku niezastąpiony będzie korektor w taśmie. Sama chętnie używam takiego korektora. Dzięki niemu nie muszę nic kreślić w dokumencie.
Na co zwrócić uwagę, wybierając przybory do pisania?
– Przez kilka lat pracy sporo się dowiedziałam o artykułach piśmienniczych – opowiada Ewa. – Pisaki różnią się rodzajami końcówek, grubością, długością linii. To wszystko ma znaczenie. Na przykład marker może mieć końcówkę zaokrągloną lub ściętą, może mieć też różne rodzaje tuszu. Każdy ma osobiste preferencje w tej dziedzinie. Moja szefowa najbardziej lubi cienkie pisaki, koniecznie szybkoschnące. Dlaczego? Po prostu jest leworęczna. Szybkoschnący tusz nie rozmazuje się jej podczas pisania.
Kupując mazaki lub markery dla biura, warto zwrócić uwagę na podaną na opakowaniu długość linii. Informuje ona, jak bardzo wydajny jest dany długopis. Można kupić pisak, którego długość linii to 1000 metrów, ale są też takie, którymi można narysować linię o długości 3000 czy nawet 4500 metrów. Mogłoby się wydawać, że to nie ma wielkiego znaczenia, bo długopisy są tanie. W biurach jednak używa się ich naprawdę dużo. Im większa firma, tym więcej można zaoszczędzić na takich drobiazgach.
Kolorowe mazaki pobudzają myślenie
Co jeszcze mogą dać nam dobrze dobrane materiały piśmiennicze? Okazuje się, że długopisy i inne przybory do pisania mogą mieć doskonały wpływ… na nasz mózg! Odkryli to nawet producenci sprzętu elektronicznego. Nietrudno zauważyć, że twórcy aplikacji do notatek dążą do tego, aby na ekranie smartfonu lub tabletu można było pisać ręcznie. Skąd ta tendencja? Ręczne notowanie i zakreślanie, szczególnie z użyciem kolorów, pobudza wyobraźnię i poprawia nasze zdolności intelektualne. Naukowcy Pam A. Mueller z Princeton University i Daniel M. Oppenheimer z University of California przeprowadzili w 2014 roku badania dotyczące tego tematu. Okazało się, że studenci, którzy robili ręczne notatki, lepiej i dogłębniej rozumieli materiał niż ich koledzy, którzy notowali na laptopach.
– Wcale mnie to nie dziwi – komentuje Ewa. – Najwięcej piór i długopisów zużywa kadra menadżerska. Z kolei flamastry, pisaki, kolorowe karteczki i tym podobne akcesoria uwielbia nasz dział kreatywny. Na spotkaniach wciąż coś rysują. Grafik z ołówkiem za uchem to wcale nie jest rzadki widok, nawet w dzisiejszych czasach. Ja też czuję, że lepiej mi się myśli, kiedy robię ręczne notatki. Są niezbędne podczas moich częstych rozmów telefonicznych. Mam swój ulubiony długopis, którego nie pożyczam nawet samemu prezesowi – śmieje się Ewa.
Artykuły piśmiennicze znajdziesz w MAKRO ONLINE Sklep dla biura.