Nowe technologie miały nam pomagać w pracy, ale często w niej przeszkadzają. Zamiast pisać pracę magisterką, co chwila zaglądamy do serwisów społecznościowych albo oglądamy zabawne filmiki. Gdy próbujemy skupić się na czytaniu kolejnego rozdziału z podręcznika, słyszymy dźwięk informujący o nadejściu SMS-a czy pojawieniu się wiadomości na czacie. Czy da się coś z tym zrobić?
Oczywiście najprostszym, choć nie zawsze możliwym wyjściem jest wyłączenie smartfona, tabletu czy komputera. Tak naprawdę jednak potrzebujemy przede wszystkim dyscypliny i odcięcia się od tego, co nas rozprasza. I tu właśnie z pomocą przychodzą rozwiązania bazujące na badaniach psychologów oraz neuronaukowców.
Badacze od lat powtarzają, że u ludzi nie ma czegoś takiego jak wielozadaniowość (multitasking). Tak można pracować tylko na krótką metę, bo prędzej czy później przerzucanie się z jednego zadania na inne sprawi, że każde z nich wykonamy gorzej, niż gdybyśmy koncentrowali się tylko na jednej rzeczy naraz. Dlatego tak ważne jest planowanie, śledzenie postępów pracy, dbanie o motywację i bronienie się przed dekoncentracją. Pomóc nam w tym mogą aplikacje na komputery stacjonarne i urządzenia mobilne – poczynając od elektronicznych kalendarzy i list zadań po programy serwujące nam muzykę sprzyjającą skupieniu uwagi.
Czy warto z nich korzystać? Tak – nawet jeśli na co dzień udaje nam się wszystko zrobić na czas. Umiejętnie dobrane aplikacje mogą być nieocenione w momentach kryzysowych. Gdy mamy masę spotkań, trzeba odpowiedzieć na maile, zrobić przelew, wykonać projekt, a w tym samym czasie jeszcze zorganizować przeprowadzkę, wybrać dla kogoś prezent urodzi-nowy i zrobić duże zakupy, nie zapominając o obowiązkach rodzinnych, nowe technologie okażą się nieocenione.
Mindmaister/ThinkBuzan
Ideę mapy myśli opracowano w latach 60. XX w. Chodzi o takie notowanie, które wyzwala kreatywność. Kiedy zamiast po prostu pisać, używasz kolorów, symboli, rysunków, schematów i rozrysowujesz swe myśli, uaktywniają się różne obszary mózgu, co pomaga w zapamiętywaniu. Żeby stworzyć mapę myśli w komputerze, musisz najpierw poświęcić trochę czasu na naukę obsługi programów do jej tworzenia. MindMeister jest za darmo w podstawowej wersji (jeśli chcesz dodawać do mapy własne dokumenty i rysunki, musisz wykupić subskrypcję). ThinkBuzan pozwala na darmowe testowanie wszystkich narzędzi przez tydzień. Zaleta tych programów to możliwość łatwego dzielenia się mapą myśli z innymi. Wadą jest to, że zamiast rysować ręcznie, robisz to za pomocą klawiatury i myszki, co może ograniczać kreatywność.
Więcej: www.mindmeister.com, www.thinkbuzan.com
W jakim rytmie pracować?
Pracę twórczą powinniśmy dzielić na odcinki po mniej więcej 90 minut – potem potrzebujemy przerwy. Przy pracy odtwórczej (np. uczeniu się) czas koncentracji jest krótszy – ok. 45 minut.
Nozbe
Tutaj zadania są pogrupowane w projektach (można nadawać im etykiety i kolory), a sprawy do wykonania są zbierane w jednej skrzynce. Nozbe możesz używać zarówno jako indywidualnej listy zadań, jak i narzędzia do zarządzania projektami. Ma intuicyjne menu i nie przytłacza zbędnymi opcjami. Już w kilka minut nauczysz się wszystkich podstawowych funkcji. Po wybraniu jednego z projektów wszystkie przyporządkowane do niego zadania pojawiają się pośrodku okna aplikacji. Możesz je dodawać bezpośrednio albo za pośrednictwem e-maila. Aplikacja jest dostępna na wielu platformach.
Więcej: www.nozbe.com
Trello
Pozwala umieszczać zadania na tzw. tablicach, z których każda jest zbiorem list i kart z notatkami. Do nich możesz z kolei dodawać dowolne załączniki, takie jak linki i zdjęcia. Kartyzadania mogą mieć ustawione daty, kolory i znaczniki. Możesz je także jednym ruchem myszy przemieszczać pomiędzy tablicami. Współpracownicy mogą śledzić, komentować i zmieniać zawartość kart, a zmiany są od razu widoczne dla wszystkich tak jakby siedzieli przy jednym stole. Niestety, po pewnym czasie duża liczba kart i notatek zaczyna przytłaczać i – zamiast ułatwiać – utrudnia zarządzanie zadaniami.
Więcej: www.trello.com
Cold Turkey/SelfControl
Nie możesz powstrzymać się przed zaglądaniem na Facebooka, Twittera czy YouTube? Skorzystaj z programu blokującego wybrane serwisy internetowe. Chodzi o to, aby w czasie pracy korzystać tylko z tych stron, które są do niej potrzebne. Programów Cold Turkey (dla komputerów PC) i SelfControl (dla Maców) nie da się wyłączyć, odinstalować w czasie ich pracy ani oszukać, zmieniając godzinę na komputerze. Nie pomoże też restart systemu, więc nawet osoby o słabej samokontroli będą mogły skupić się na tym, co ważne.
Więcej: www.getcoldturkey.com, www.selfcontrolapp.com
iDoneThis
Efektywność pracy można zwiększyć w prosty sposób – obserwując jej postęp. Pomaga w tym np. prosty serwis iDoneThis, przeznaczony zarówno dla indywidualnych użytkowników (w tym przypadku jest darmowy), jak i dla zespołów. Codziennie dostajesz e-mail z pytaniem: „Co dziś zrobiłeś?”. Wszystkie odpowiedzi są zachowywane, dzięki czemu możesz śledzić swoje postępy. W wersji zespołowej każdy użytkownik rano dostaje też wiadomość ze spisem tego, co się udało innym członkom grupy. Pomysł jest bardzo prosty i – co najważniejsze – nie pożera cennego czasu. Motywuje też do działania, bo przecież nikt nie chce wysyłać pustych e-maili. Serwis jest połączony z wieloma aplikacjami (na komputery stacjonarne i urządzenia mobilne).
Więcej: www.idonethis.com
Remember the Milk
Prosta lista zadań przeznaczona dla indywidualnych użytkowników. Sprawy do załatwienia możesz przyporządkować do kategorii („nauka”, „osobiste”, „praca”) i nadać im priorytet. Po upływie daty realizacji zadania są oznaczane jako zaległe. Po prawej stronie okna jest podręczna lista zadań z informacją, ile zadań masz na dziś, na jutro, ile jest zaległych, a ile ukończonych. O zaplanowanych działaniach przypominają także automatycznie wysyłane e-maile. Menu aplikacji nie jest zbyt intuicyjne, więc trzeba poświęcić trochę czasu na zapoznanie się z nim.
Więcej: www.rememberthemilk.com
Focus@Will
Odtwarza muzykę, która ma pomagać w skupieniu się i wydłużyć okresy koncentracji nawet do 100 minut. Chodzi o to, żeby utwory za bardzo cię nie angażowały. Twórcy programu, którzy powołują się na współpracę z neurologami, tłumaczą, że osoby słuchające podczas pracy muzyki najczęściej wybierają niewłaściwą. Komercyjne hity mają cię poruszać, a to nie sprzyja koncentracji. Focus@Will daje do wyboru 12 kanałów muzycznych, możesz też wybrać trzy „poziomy energetyczne” utworów. Po zakończeniu sesji jesteś proszony o ocenienie swej produktywności w tym czasie. Program nieźle izoluje od otoczenia nawet w zatłoczonej kawiarni. Przez pierwsze 30 dni można go wypróbować za darmo.
Więcej: www.focusatwill.com
OneNote/EverNote
Osobiste notesy cyfrowe skracają czas wyszukiwania raz zebranych informacji i pomagają je usystematyzować. Umieścisz w nich wszystko to, co dotąd zapisywałeś w notesach, na łatwo gubiących się serwetkach i skrawkach papieru. Do notatek możesz dodawać także zdjęcia, rysunki, filmy i pliki dźwiękowe. OneNote pozwala doskonale klasyfikować notatki. Są pogrupowane w notesy, a w każdym z nich są sekcje, do których można dodawać nieograniczoną ilość stron. Aplikacja umożliwia też zapisywanie zawartości stron internetowych, ale tylko w podstawowym zakresie. Dużo lepiej radzi sobie z tym EverNote. Pozwala m.in. na kopiowanie i edycję zapisanych stron oraz zachowuje linki do oryginałów. Istnieje też wersja mobilna PenUltimate, która umożliwia robienie ręcznych notatek na iPadzie.
Więcej: www.onenote.com, www.evernote.com
Jak zmobilizować się do pracy?
- Ustal rutynowy plan dnia.
- Znajdź miejsce do pracy: ciche, bez przedmiotów mogących odwrócić uwagę (może to być gabinet albo biblioteka).
- Określ priorytety i zrób ich listę.
- Ustaw przypomnienia o zadaniach do wykonania.
- Wyłącz smartfona i inne niepotrzebne urządzenia.
- Zablokuj strony rozrywkowe, czaty, media społecznościowe, gry.
- Rób regularne przerwy.
- Rozważ korzystanie z aplikacji poprawiających wydajność i z kalendarzy elektronicznych.