Jon Stegner, pracownik działu finansowego wielkiego przedsiębiorstwa wytwórczego, uważał, że jego firma trwoni ogromne sumy pieniędzy. Wprowadzenie oszczędności wymagało znacznych zmian w polityce budżetowej firmy, a Stegner wiedział, że do swoich pomysłów na wprowadzenie oszczędności będzie musiał przekonać dyrektorów wszystkich fabryk w organizacji. Potrzebował mocnego argumentu przemawiającego za tym, że oszczędności w firmie uratują jej budżet. Poprosił swoją stażystkę, żeby zorientowała się, jakie rodzaje rękawic dla pracowników fizycznych kupowane są do fabryk i ile kosztują. Okazało się, że używa się 424 rodzajów rękawic, które zamawiane były u różnych dostawców narzucających swoje ceny. Zdarzało się więc, że za ten sam produkt fabryki płaciły od 3 do 17 dolarów.

Stegner poprosił stażystkę o zebranie po jednej parze z każdego rodzaju rękawic i po-przyczepianie do nich metek z ceną. Zaprosił na spotkanie wszystkich dyrektorów i na wielkim stole w sali konferencyjnej wysypał rękawice. Dyrektorzy mogli dotknąć każdej z nich i porównać ceny. Byli zdumieni i zaskoczeni, że tak bezmyślnie wydają pieniądze. Stegner wzbudził zaufanie szefów, pokazał zaangażowanie i dostał zielone światło na realizację swojego planu oszczędnościowego, który wdrożył z sukcesem.

Tę historię opisali w książce „Sedno zmian. Autentyczne historie transformacji, które odmieniły oblicza firm na całym świecie” John Kotter i Dan Cohen. Jon Stegner wykorzystał jedno spotkanie, aby osiągnąć to, na czym mu zależało. Zamiast prezentować dyrektorom nudne tabelki w Excelu, znalazł sposób, aby przekonać ich do swojego pomysłu, docierając do ich umysłów i emocji.

Wystarczy kilkanaście minut spotkania, aby wywrzeć na słuchaczach dokładnie takie wrażenie, jakie chcemy wywrzeć. Bez względu na to, czy prowadzi się spotkanie w firmie, wykład, prezentację czy szkolenie, warto się nastawić na efektywność. Spotkanie jest szansą na to, aby przekonać słuchaczy do swojego punktu widzenia, zarazić ich pomysłami, zmotywować do działania, wysłuchać ich czy wyjaśnić swój sposób myślenia.

Co więc zrobić, żeby efektywnie przeprowadzić spotkanie? Trzeba pamiętać o czterech rzeczach. Po pierwsze postaw cel spotkania i sformułuj myśl przewodnią, jaka powinna zostać w głowach słuchaczy. Po drugie zastanów się, czym charakteryzują się twoi słuchacze i z jakimi oczekiwaniami przychodzą na spotkanie. Po trzecie zaplanuj przebieg spotkania tak, aby dotrzeć do umysłów i serc słuchaczy. Po czwarte przygotuj się!

 

CEL I MYŚL PRZEWODNIA, KTÓRA ZAPADA W PAMIĘĆ

 

Planując zebranie czy przygotowując się do prezentacji, powinniśmy określić, jaki jest cel naszego wystąpienia. Jeśli zamierzasz przekazać ludziom tylko informacje, nie marnuj czasu swojego i innych – stwórz raport i roześlij go mailem. Według autora książki „Jak przygotować profesjonalną prezentację” – G. Michaela Campbella – w spotkaniach z ludźmi tkwi potencjał, który pozwala na osiągnięcie minimum jednego z pięciu poniższych celów:

•  instrukcja – poinformowanie słuchaczy o czymś lub nauczenie ich czegoś

•  inspiracja – zmotywowanie i zainspirowanie słuchaczy do działania

•  zmiana przekonań – przekonanie słuchaczy do punktu widzenia prezentera

•  stymulacja – zachęcanie do dyskusji

•  zadowolenie – rozbawienie słuchaczy i zapewnienie im rozrywki.

Kiedy już oczekujemy od ludzi, że poświęcą nam swój czas, pamiętajmy, że liczą oni na wyjaśnienie, dlaczego po-ruszamy dany temat, dlaczego akurat on jest w tym momencie najważniejszy i jakie wynikają dla nich korzyści z tego spotkania. Pamiętaj też o tym, aby postawiony przez ciebie cel był realistyczny, osiągalny i wymierny, czyli by można było zweryfikować, na ile udało ci się go osiągnąć. Planując swoje wystąpienie, zawsze zastanawiaj się, czy dana kwestia lub informacja zbliża cię do osiągnięcia celu. Jeśli nie, zrezygnuj z niej.