Skaner nie rejestruje całego obrazu w jednej chwili jak aparat fotograficzny, a zamiast tego rejestruje kolejne linie obrazu – dlatego głowica czytająca skanera musi się przesuwać. Przetwarza obraz w ciąg cyfr i przekazuje go do komputera. Zeskanowane zdjęcie można np. wyświetlić na monitorze lub wyretuszować  za pomocą specjalnych programów. Można też wysłać je pocztą elektroniczną lub zamieścić na stronie www.


Na szybie skanera układa się kartkę. Potem lampa wysyła w jej kierunku pasmo światła, przesuwające się po skanowanej powierzchni małymi skokami (wielkości np. jednej dziesiątej milimetra). Skaner „widzi” dokument jako wąskie pasma. Odbite od wiązki światło trafia na lustro, które z kolei przekazuje obraz dalej, do soczewki skupiającej. Potem światło trafia do czujnika elektronicznego. To od niego zależy rozdzielczość, czyli jakość zeskanowanego obrazu. Czujnik ten, nazywany CCD, przekształca światło w prąd elektryczny.
Impulsy elektryczne trafiają następnie do przetwornika, który zajmuje się cyfrowym kodowaniem informacji. Zapisuje on impulsy elektryczne jako cyfry. Obraz składa się z miliardów maluteńkich punktów zwanych pikselami. Im jest ich więcej, tym są mniejsze, a jakość dokumentu – lepsza.

Choć zwykle jesteśmy przekonani, że wózek skanera napędzany silnikiem przesuwa się płynnie, w rzeczywistości porusza się małymi „kroczkami”. Przy każdym „postoju” skanuje jedną linię dokumentu.

Piksele

Rozdzielczość obrazu wyraża się w jednostkach dpi (dots per inch) to liczba punktów, które skaner „widzi” na jednym calu kwadratowym. Np. skaner o rozdzielczości 800 dpi rozróżnia 800 punktów na cal (czyli 315 punktów na jednym centymetrze kwadratowym). Najczęściej skanery mają rozdzielczość od 600 do 1200 dpi. Program obsługujący skaner może po całej operacji dodatkowo zwiększyć rzeczywistą rozdzielczość obrazu interpolując go, czyli dzieląc piksele na jeszcze mniejsze punkty.