Kwestia tego, jak traktować przepisy podatkowe wobec powszechnego trendu digitalizacji faktur budziła kolejne pytania wraz z postępującymi zmianami na rynku. Stopniowe odchodzenie od standardowego systemu obiegu dokumentacji na rzecz formatów cyfrowych przekłada się na oszczędności firmowe. Są wśród nich:
●    lepsze zabezpieczenie dokumentacji utrzymywanej w formie zapisów pamięci wirtualnej
●    łatwiejszy dostęp do zestawień i szybsza generacja danych
●    oszczędności: nie tylko finansowe - np. brak zakupu materiałów biurowych - ale i czasowe
●    łatwość wymiany dokumentacji przez internet. 

Stąd powszechne przenoszenie procesu generowania i utrzymywania faktur do środowiska wirtualnego. Jednocześnie nowy trend - nie regulowany bezpośrednio przepisami skarbowymi - budził wątpliwości interpretacyjne. Dotyczyły one głównie kwestii zaliczania w skład kosztów działalności usług oraz produktów, których zakup udokumentowany jest dowodem źródłowym przechowywanym w formie cyfrowej. 

Według interpretacji przedstawionej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 12 maja 2020 r. jest to prawidłowe. 

Jak casus maszfakture.pl rozwiązuje dylemat przedsiębiorców
Interpretacja stanowi odpowiedź na pytanie zadane przez IDMK Sp. z o.o. Firma, właściciel marki maszfakture.pl - systemu do fakturowania online, elektronicznego przesyłania i importowania faktur oraz narzędzia do digitalizacji oraz archiwizacji faktur - złożyła zapytanie o wykładnię przepisów prawa podatkowego w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych. Dotyczyła ona zakresu możliwości obniżenia podstawy opodatkowania poprzez zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków, które zostały udokumentowane dowodami źródłowymi przechowywanymi w formie cyfrowej. 

W kwietniu 2018 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej postanowił o odmowie wszczęcia postępowania twierdząc, że wniosek ten dotyczy przepisów ustawy o rachunkowości, a nie prawa podatkowego. Nie mógłby więc stanowić podstawy analizy w trybie interpretacji indywidualnej. W maju 2018 r. IDMK Sp. z o.o. złożyła zażalenie na postanowienie. W związku z ponowną negatywną odpowiedzią ze strony KIS, sprawa trafiła do najpierw Wojewódzkiego, a następnie Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał, że KIS jest zobowiązany do zajęcia stanowiska. 

Założenie dotyczyło sytuacji, w której spółka IDMK - jako właściciel systemu maszfakture.pl i administrator danych przetwarzanych za jego pośrednictwem - wykorzystuje w procesie fakturowania automat zintegrowany z najpopularniejszymi programami księgowymi i handlowymi. Eliminuje w ten sposób proces ręcznego i standardowego wprowadzania faktur do programów handlowych i księgowych. Obieg faktur odbywa się na poziomie integracji i bezpośredniego połączenia kontrahent – kontrahent lub kontrahent – biuro księgowe. 

Faktura po cyfrowej archiwizacji może zostać zniszczona
Serwis poszerzył możliwości o rozwiązanie, w którym system zapewnia wgranie plików - w formie skanów - faktur otrzymanych w formacie dokumentu papierowego. Są one utrzymywane w formie cyfrowej na serwerach, jednocześnie zapewniając: 
●    autentyczność pochodzenia
●    integralność treści
●    brak możliwości zmiany danych. 

Założono, że po imporcie danych, faktury w formie papierowej będą niszczone zgodnie z polityką obiegu dokumentów przyjętą w danej firmie. Pozwala to bowiem m.in. na minimalizację kosztów związanych z prowadzoną działalnością oraz ogranicza ryzyko związane z możliwością ich utraty. 

W związku z tą integracją, właściciel maszfakture.pl wystąpił o interpretację dotyczącą możliwego obniżenia podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów, które rozpoznane byłyby na podstawie źródeł cyfrowych - przekształconych z formatu papierowego. 

Według interpretacji KIS, wydatek ten może stanowić koszt uzyskania przychodów o ile zostanie prawidłowo udokumentowany przez wnioskodawcę. Tak więc: oryginały faktur otrzymanych pierwotnie - jako dokumenty - mogą zostać zniszczone po utrwaleniu cyfrowym oraz zapisie na serwer. Poniesienie wydatków można udowodnić w dowolny sposób - np. jako skan dokumentu. - Należy również pamiętać, że warunkiem jest precyzyjna i wnikliwa polityka przechowywania dokumentów. Musi ona uwzględniać systemowe zasady archiwizacji. Powinna także zawierać informację, że po imporcie danych na serwer, skany otrzymanej dokumentacji papierowej zostaną zniszczone - podkreśla Maciej Zyznarski, współwłaściciel firmy IDMK, właściciela serwisu maszfakture.pl