Za tydzień będzie gotowe! – mówi pracownik, kolega z pracy czy autor artykułu. Wierzyć mu czy nie? Jakiś termin przecież trzeba przyjąć, a jeśli mamy do czynienia z projektem, taka sytuacja powtarza się po wielokroć w procesach planowania. Wykonanie jednego zadania jest uzależnione od drugiego, więc konstruujemy harmonogram i kombinujemy tak, by wszystkie prace zakończyły się do dnia, który jest terminem nieprzekraczalnym – do tzw. deadline’u. Jeśli źle oszacujemy czas potrzebny na wykonanie zadań, nikt nas za to nie pochwali. Ale czy w ogóle da się to zrobić dobrze?

Problem nie jest nowy – już dawno temu dostrzegli go menedżerowie w branży produkcyjnej. Tam zaplanowanie czasu trwania poszczególnych etapów jest kluczowe, ale też w miarę proste, bo większość procesów jest powtarzalna.

Praca umysłowa to na pierwszy rzut oka coś zupełnie innego, ale okazuje się, że „produkcyjne” metody zarządzania całkiem nieźle sprawdzają się i w tym przypadku.

Fizyk a zarządzanie. Jak Eliyahu Goldratt został guru biznesu i napisał światowe bestsellery.

W tej dziedzinie kluczową rolę odgrywają prace zmarłego niedawno Eliyahu Goldratta. Z wykształcenia był on fizykiem i filozofem, z zamiłowania – powieściopisarzem, ale najbardziej znany jest z dokonań w dziedzinie zarządzania. Zajmował się optymalizacją procesów produkcyjnych i na tej podstawie sformułował bardziej uniwersalne zasady, takie jak teoria ograniczeń (theory of constraints – TOC) czy metoda łańcucha krytycznego (Critical Chain Project Management – CCPM). Biznesowe książki Goldratta stały się międzynarodowymi bestsellerami, a on sam założył Avraham Y. Goldratt Institute – nazwany tak na cześć jego ojca, izraelskiego polityka i dziennikarza o polskim rodowodzie – zajmujący się promowaniem jego idei.

Jedna z nich doskonale pasuje do problemu, o którym wspomniałem na początku. Otóż Eliyahu Goldratt twierdził, że nasz pracownik mija się z prawdą. W rzeczywistości uporałby się z zadaniem znacznie szybciej, ale woli przeszacować czas pracy – dla własnego dobra.

My, pesymiści. Pracownicy, którzy cierpią na „syndrom Smerfa Marudy” – brzmi znajomo?

Goldratt niewątpliwie dobrze znał ludzką naturę, a zwłaszcza wpisaną w nią tendencję do pesymizmu. Na niej bowiem opierają się jego tezy dotyczące tego, jak przeszacowujemy czas wykonania zadania. Pierwsza głosi, że każdy ma za sobą jakieś traumatyczne doświadczenie związane z zawaleniem terminu. Po co więc znów się narażać na gniew szefa, utratę premii czy docinki kolegów? Wystarczy powiedzieć, że praca zajmie cztery dni, choć spokojnie wyrobimy się z nią w trzy. W ten sposób powstaje pierwsze przeszacowanie.