Wystarczy kilkanaście minut spotkania, aby wywrzeć na słuchaczach dokładnie takie wrażenie, jakie chcemy wywrzeć. Bez względu na to, czy prowadzi się spotkanie w firmie, wykład, prezentację czy szkolenie, warto się nastawić na efektywność.

Spotkanie jest szansą na to, aby przekonać słuchaczy do swojego punktu widzenia, zarazić ich pomysłami, zmotywować do działania, wysłuchać ich czy wyjaśnić swój sposób myślenia. Co więc zrobić, żeby efektywnie przeprowadzić spotkanie? Trzeba pamiętać o czterech rzeczach.

 

1. Ustal cel spotkania i sformułuj myśl przewodnią, jaka powinna zostać w głowach słuchaczy.

Według G.M. Campbella w spotkaniach z ludźmi tkwi potencjał, który pozwala na osiągnięcie minimum jednego z pięciu poniższych celów:

  • instrukcja – poinformowanie słuchaczy o czymś lub nauczenie ich czegoś,
  • inspiracja – zmotywowanie i zainspirowanie słuchaczy do działania,
  • zmiana przekonań – przekonanie słuchaczy do punktu widzenia prezentera,
  • stymulacja – zachęcanie do dyskusji,
  • zadowolenie – rozbawienie słuchaczy i zapewnienie im rozrywki.

W określeniu celu mogą pomóc pytania: Co chcę przekazać? Jakie uczucia wywołać? Jakie działania mają podjąć moi słuchacze po spotkaniu ze mną? Dlaczego ten temat/pomysł jest ważny dla słuchaczy? Czy mój cel jest osiągalny? Po czym poznam/jak zmierzę poziom osiągnięcia celu?.

Kiedy już oczekujemy od ludzi, że poświęcą nam swój czas, pamiętajmy, że liczą oni na wyjaśnienie, dlaczego poruszamy dany temat (dlaczego akurat on jest w tym momencie najważniejszy) i jakie wynikają dla nich korzyści z tego spotkania.