Musisz wykonać wiele zadań na raz? Jest sposób by się nie pogubić

To nie brak czasu jest naszym głównym problemem, lecz brak umiejętności zarządzania swoimi zadaniami.  Można się tego nauczyć, stosując metodę  Getting Things Done.

W dawnych czasach praca była czymś  oczywistym. Pola miały być zaorane, krowy wydojone, a wihajstry przekręcone. Wiedziałeś, co należało zrobić, i łatwo było ocenić, czy praca została wykonana, czy nie – zauważa David Allen, konsultant  ds. efektywnej organizacji pracy w największych firmach świata. Dzisiaj praca ma coraz częściej charakter zadaniowy, znikają indywidualne stanowiska pracy, zespoły są organizowane ad hoc, do realizacji konkretnego projektu. Większość z nas zajmuje się przynajmniej kilkoma sprawami jednocześnie i mimo szczerych chęci nie ze wszystkich obowiązków wywiązuje się perfekcyjnie, a do wielu nie zabiera się wcale. Bierzemy na swoje barki więcej, niż jesteśmy w stanie unieść, i z niczym się nie wyrabiamy.

Zarządzanie uwagą

Im więcej stresu i niepokoju,  tym mniejsza kreatywność

Aby zrozumieć, jak taki stan rzeczy wpływa na naszą psychikę, wyobraźmy sobie, że nasz mózg skanuje otoczenie niczym radar. Co chwilę zatrzymuje się na którejś z tysiąca spraw, zaprzątających naszą uwagę: apteka, jedzenie dla kota, przygotowanie prezentacji, wymiana opon, hydraulik, wizyta u dentysty, telefon do babci, pralnia, odpisanie na e-maile, bilety do kina, rachunki, zakupy, zebranie itp.

Zwykle jest tak, że im bardziej coś zaprząta uwagę, tym mniej się w tej sprawie dzieje. Pamięć krótkotrwała, odpowiedzialna za sprawy bieżące, działa podobnie jak pamięć RAM komputera i ma bardzo ograniczoną pojemność. Nie służy do składowania danych – od tego jest pamięć trwała, taka jak twardy dysk. Tymczasem u większości ludzi RAM pęka w szwach. Są permanentnie rozpraszani, a umiejętność skupienia uwagi jest zachwiana przez ich wewnętrzne, mentalne przeładowanie – zauważa David Allen. Gdy w komputerze brakuje pamięci , nie wykona żadnej skomplikowanej operacji i powiadomi o konieczności zwolnienia miejsca. Podobnie alarmuje swojego właściciela przeładowany umysł, przypominający o najróżniejszych sprawach co chwilę albo w momentach przypadkowych, gdy nic nie możemy z nimi zrobić. To wewnętrzny alarm naszej pamięci. Czy teraz, kiedy czytasz ten tekst, nie przelatują ci przez głowę myśli zupełnie niezwiązane z tematem? Jeśli tak, to najprawdopodobniej są to rzeczy, o które się martwisz. Każda niezałatwiona sprawa konsumuje twoją energię i utrudnia koncentrację. Ich natłok wywołuje gonitwę myśli, odbiera poczucie komfortu i kontroli nad sytuacją. Im więcej stresu i niepokoju, tym mniejsza kreatywność – zdolność tworzenia jest wprost proporcjonalna do umiejętności relaksacji.

Aby odciążyć myśli, należy przenieść informacje o różnych sprawach z głowy w inne godne zaufania miejsce. Sęk w tym, że tradycyjne pomoce, takie jak kalendarze czy listy zadań, coraz gorzej radzą sobie z ilością, złożonością i zmiennością spraw, z którymi mamy do czynienia. Dlatego konieczna jest zmiana sposobu myślenia i działania – postuluje Allen – oraz skuteczny system. Musi on połączyć efekty szerokiego spojrzenia i drobiazgowość. Musi zarządzać wielostopniową skalą ważności. Musi być zdolny do zachowania kontroli nad nowymi sprawami, codziennie nas obciążającymi – wylicza Allen.

Jego autorska metoda nazwana Getting Things Done (w skrócie GTD) takie wymagania spełnia – pozwala uchwycić wszystkie zadania, które muszą być wykonane, choć znajdują się na różnym etapie zaawansowania, są ważniejsze lub mniej ważne, a następnie doprowadzić je do końca. Ta metoda dyscyplinuje, ponieważ wymaga podjęcia wstępnej decyzji o każdej rzeczy – tak, aby mieć zawsze zaplanowane następne działanie.

Książki Allena na temat GTD przetłumaczono na kilkudziesiąt języków, sprzedano miliony egzemplarzy. Do entuzjastów tej metody należy Krzysztof Wysocki, przedsiębiorca i autor bloga Biznes bez stresu (biz.blox.pl). Gdy spytałem go, czym różni się GTD od innych metod zarządzania czasem, zauważył, że czasem nie da się zarządzać – on płynie swoim tempem. David Allen często powtarza: Musisz zwrócić większą uwagę na sprawy, które zaprzątają twoją uwagę, aby nie absorbowały cię bardziej, niż na to zasługują. GTD jest właśnie systemem zarządzania naszą uwagą. Odciąża nasz umysł od pilnowania, żeby nic ważnego nam nie umknęło, i w ten sposób uwalnia nowe pola kreatywności – mówi Wysocki.

Jakub Ujejski, autor serwisu Produktywnie.pl, z metodą GTD zetknął się kilka lat temu, gdy szukał sposobu na skoordynowanie wszystkich spraw, którymi się wówczas zajmował. Dwa kierunki studiów, udzielanie się w dwóch organizacjach społecznych, blogowanie, hobby i życie prywatne – początkowo czułem, że im więcej mam na głowie, tym więcej rzeczy robię, bo nie mam czasu na leniuchowanie. Później okazało się, że potrzebuję jakiegoś sposobu, żeby to wszystko ogarnąć. Nie była to pierwsza metoda, z którą się spotkałem, ale z pewnością miała duży wpływ na moją produktywność – podkreśla.

 

Pięć kroków do porządku

Masz dwie minuty na załatwienie tego, co jest pilne

Istnieje pięć etapów, przez które przechodzimy podczas wykonywania zadań – tłumaczy swoją metodę David Allen. Najpierw gromadzimy sprawy, które zaprzatają naszą uwagę; potem analizujemy ich znaczenie i to, co należy z nimi zrobić, następnie porządkujemy wyniki tych rozważań i – uwaga! – regularnie przeglądamy notatki. W końcu działamy. Jakość naszego zarządzania strumieniem zadań jest tak dobra jak najsłabsze ogniwo pięcioetapowego łańcucha – zaznacza.

Gromadzenie oznacza zebranie w jednym miejscu wszystkich rzeczy, które wymagają naszej uwagi. Dotyczy to zarówno przedmiotów, plików, jak i pomysłów, spraw. To mogą być ubrania, które trzeba zanieść do pralni, nieopłacone rachunki, pocztówki, które trzeba wysłać, dokumenty, które należy wypełnić. Najlepiej każdą sprawę zapisać na osobnej karteczce, aby łatwiej je było potem porządkować. To może trochę potrwać, ale ułożone w pokaźny stos, uświadamiają, ile rzeczy zaprząta naszą głowę.

Kolejnym krokiem jest analizowanie – etap, na którym  określamy, czy dana sprawa wymaga podjęcia jakiegoś działania. Jeżeli nie, to ląduje w koszu lub na liście do zrealizowania w bliżej nieokreślonej przyszłości. Jeżeli sprawa wymaga podjęcia działania i nie zajmie ponad dwie minuty, wykonujemy ją od razu. W przeciwnym wypadku ląduje na liście spraw wymagających działania i podlega porządkowaniu.

Następny etap to porządkowanie – pogrupowanie spraw ułatwia powrót do nich. Najprostszy podział listy spraw wymagających działania to: projekty, najbliższe działania, działania oczekiwane (uzależnione od kogoś/czegoś) oraz kalendarz, gdzie trafiają działania, które trzeba wykonać w konkretnym momencie.

Posortowanie nic nie da, jeżeli nie będziemy tych informacji regularnie przeglądać (to kolejny etap). Dzięki temu możemy aktualizować informacje i wybierać to, co wypada zrobić, dopisując zadania do odpowiednich list.

I wreszcie realizacja – etap, na którym decydujemy, co robimy w danej chwili.

Pierwszą sztuczką GTD, która zwielokrotniła moją efektywność, była zasada dwóch minut, nakazująca niezwłoczne załatwianie drobnych spraw. Ile papierków dzięki tej zasadzie bez gadania powędrowało do kosza – mówi Krzysztof Wysocki. Później zrozumiałem, że sednem GTD jest aktywne podejmowanie wyzwań, a nie zamiatanie niewygodnych rzeczy pod dywan. Systematyczne określanie swojego stosunku do każdej sprawy i w wielu wypadkach uczciwe mówienie: NIE, nie jestem w stanie teraz się tym zająć, ponieważ mam na tapecie trzy inne projekty, które są dla mnie ważniejsze. Zamiast bezskutecznie odwlekać to, do czego nie możemy się zabrać, podejmujemy decyzję o umieszczeniu wybranych spraw na liście »może kiedyś« i fakt zarejestrowania ich w godnym zaufania miejscu daje pewność działania w innych przedsięwzięciach, które postanawiamy w tym czasie zrealizować.

Opanowanie metody to jedno, ale by utrzymać odpowiedni kurs, trzeba w sobie wyrobić pewne nawyki – radzi David Allen. Nie gromadź zadań w głowie, lecz poza nią, decyduj o działaniach od razu, kiedy pojawią się w polu twojego widzenia. Nie odkładaj niczego na później. Miej świadomość, że nauczenie się tego zajmie trochę czasu. Bądź cierpliwy.

Autor: Maciej Nikodemski – niezależny dziennikarz zajmujący się tematyką obyczajową.  Publikował m.in. w „Focusie”  i „National Geographic”

Warto sprawdzić

Wczytuję wpisy...