Strach dostać od kogoś CV

Zacznijmy od najbardziej podstawowej sytuacji: prowadzimy działalność gospodarczą, czytając ten tekst akurat siedzimy przy biurku, przeglądamy pocztę służbową. Wtem! W skrzynce pojawia się list zawierający CV, ktoś chce zachęcić nas do kontaktu i przesyła informacje o sobie. Nerwy jak postronki, zimny pot na czole: co teraz powinienem zrobić? Przecież to dane osobowe! Czytać, skasować? Proszę się nie śmiać, bo wiele takich pytań codziennie trafia do urzędników zajmujących się RODO. 

- Jeżeli organizujemy rekrutację, to w ogłoszeniu powinniśmy zawrzeć informację o przetwarzaniu danych osobowych i już możemy je gromadzić, nie trzeba na to osobnej zgody - tłumaczy dr Maciej Kawecki dyrektor departamentu zarządzania danymi w Ministerstwie Cyfryzacji. To w przypadku ogłoszonego konkursu na dane stanowisko, ogłoszenia i tak dalej. Ale nie wyjaśnia to przypadku, gdy dostaniemy CV tak po prostu.

- Wtedy zwrotnie powinniśmy poinformować, że dane będą przetwarzane i archiwizowane w określonym celu - tłumaczy dr Kawecki. Zgoda będzie potrzebna dopiero jeśli będziemy chcieli takie CV przekazać dalej, innym firmom w danej grupie na przykład. Tutaj potrzebna jest zgoda. Sprawę z pewnością ułatwia to, że na wielu CV kandydaci wpisują już zgody na przetwarzanie danych. Jeśli takiej nie ma, trzeba ją odebrać. 

- Na samo gromadzenie CV (czy konkurs jest ogłoszony, czy też nie) nie musimy odbierać zgody - dodaje dr Kawecki - Zgodnie z ustawą jest to konieczne do zawarcia umowy. 

Sam fakt, że CV jest na naszej skrzynce odbiorczej nie jest sytuacją, w której powinniśmy panikować w razie jakiejś kontroli. Wygodne rozwiązanie problemy informowania potencjalnych kandydatów bez zakopywania się w korespondencji jest osobne konto pocztowe firmy do przyjmowania CV i... ustawienie na nim automatycznej odpowiedzi zawierającej informacje o tym co się z nimi stanie. 

Numery zamiast nazwisk - jak szkoły i szpitale starają się dopasować

Urzędnicy codziennie odbierają dziesiątki wiadomości, część z nich także osobiście słucha opowieści o tych, którzy RODO traktują z przesadnym strachem. Szkoły, kościoły, szpitale, cmentarze - wszystkie z nich przecież operują w jakiś sposób danymi osobowymi. 
- Zgłaszają się do nas dyrektorzy szkół z pytaniem o monitoring - przyznaje dr Kawecki. Chodzi o to, czy po wejściu RODO w życie można prowadzić nagrywanie terenu szkoły i ten materiał przechowywać (jak długo?). Urzędnicy przekonują, że RODO nie zabrania, jest natomiast w przepisach ustalony termin trzech miesięcy i przez tyle czasu można taki zapis mieć zapisany, potem trzeba go bezpiecznie usunąć. 

Kolejną drażliwą kwestią są listy - na przykład te wywieszane na tablicach z wynikami egzaminów. Tutaj różny status mają uczelnie wyższe i pozostałe. Te pierwsze mogą udostępniać listy z nazwiskami kandydatów, którzy dostali się na studia, ale jeśli chodzi o egzaminy w ciągu trwania semestru jest inaczej. W tym wypadku uczelnia powinna stosować pseudonimy: na przykład pierwsze kilka cyfr numerów indeksów do oznaczania studentów, albo ostatnie cyfry PESELu. 

W niektórych polskich szkołach po wejściu w życie RODO pojawiły się nawet wątpliwości czy nauczyciel ma prawo zwracać się do ucznia imieniem i nazwiskiem, bo przecież to także dane osobowe. 

- Absolutnie można mówić po nazwisku - rozwiewa wątpliwości dr Kawecki - RODO nie wpływa na relacje międzyludzkie. Mam w ogóle wątpliwości czy ma tu zastosowanie, bo służy do określania warunków przetwarzania danych w zbiorze bądź automatycznie, a tutaj dane przetwarzane są tylko w naszej głowie.