Delegowanie zadań to jedna z najważniejszych kompetencji menedżera. Dobrze przeprowadzony proces oszczędza czas i rozwija pracowników. W przeciwnym razie łatwo o frustracje, zniechęcenie i niesatysfakcjonujące efekty. 

Delegowanie nie ogranicza się do powiedzenia pracownikowi lub zespołowi, co ma zrobić. Kluczową sprawą jest przyznany im zakres samodzielności. Im bardziej odpowiedzialne jest zadanie, tym ostrożniej trzeba do tego podchodzić, zwłaszcza gdy od efektów zależy twoja reputacja zawodowa.

Istotne jest też zdanie podwładnego: jaki zakres władzy i odpowiedzialności czuje się na siłach unieść. Dzięki temu możesz przewidzieć, w jakim stopniu będziesz musiał angażować się w zlecony projekt.

 

5 SPOSOBÓW NA DELEGOWANIE ZADAŃ

1. Zdefiniuj zakres zadania/projektu/zakresu obowiązków.

Czy spełni warunki pozwalające, by powierzyć jego wykonanie pracownikowi? Uzasadnij sam przed sobą słuszność tej decyzji.

 

2. Wybierz osobę lub zespół.

Zastanów się, dlaczego akurat im chcesz powierzyć zadanie. Jakie korzyści odniosą, realizując je? Jakie ty odniesiesz korzy Jakie kompetencje będą w tym przypadku niezbędne i czy wybrane osoby je posiadają? Wyjaśnij pracownikom, dlaczego delegujesz konkretne zadanie lub zakres odpowiedzialności. Wytłumacz, jakie znaczenie ma ten wycinek dla całej firmy. Upewnij się, że podwładni zrozumieli istotę zadania i tego, jakich efektów oczekujesz. Jeżeli nie możesz uzyskać takiej pewności – nie deleguj.

 

3. Określ cele i poziom samodzielności.

Dokładnie przedstaw cel, do którego dążycie, i kryteria, według których będzie oceniany efekt końcowy. Upewnij się, że zostałeś dobrze zrozumiany, prosząc o informację zwrotną. Przedyskutujcie, jakie warunki muszą być spełnione i jakie są niezbędne środki, by spełnić wszystkie wymagania. Rozważcie potrzeby: zaangażowanie osób z zewnątrz, pomieszczenia, wyposażenie, środki finansowe, usługi. Ustal szczegółowo przyznany pracownikom zakres kompetencji. Zadania mogą być delegowane na różnych poziomach.

 

Najniższy można streścić słowami: „Czekaj na polecenia”, „Postępuj zgodnie z instrukcjami”. Najwyższy zawiera się w stwierdzeniu: „Sam decyduj, kiedy i jakie podjąć działania. Do ciebie należy odpowiedzialność za powodzenie projektu”. Jest jednak wiele stopni pośrednich, np. „Przyjrzyj się sprawie i powiedz mi, jaka jest sytuacja. Razem podejmiemy decyzję, jak działać dalej” albo „Zdecyduj sam i powiadom mnie, jaką decyzję podjąłeś. Zanim wcielisz ją w życie, poczekaj na moją aprobatę”.

 

4. Uzgodnij deadline.

Do kiedy praca ma być ukończona? Jeśli jest to stały obowiązek, jakie są terminy kontrolne? Czy wymagane są cykliczne raporty? Jeżeli zadanie jest złożone, składa się z różnych etapów i części, jakie są priorytety? Metody sprawdzania i kontroli muszą być uzgodnione z osobą, której powierzamy obowiązki. W przeciwnym razie może ona odnieść wrażenie, że kwestionujemy jej pracę lub nie mamy do niej zaufania.

Przemyśl, kto jeszcze powinien wiedzieć o dokonanych uzgodnieniach. Poinformuj zainteresowanych o dokonanej delegacji zadań/odpowiedzialności. Uprzedź wszelkie możliwe spory natury kompetencyjnej, nie ukrywaj drażliwych aspektów, sytuacji, których wybrana osoba/zespół może doświadczyć, wykonując nowe obowiązki. Zależnie od rangi przedsięwzięcia o wszystkich swoich decyzjach poinformuj przełożonego.

 

5. Regularnie informuj osobę, której powierzyłeś zadanie, jak oceniasz jej pracę i czy osiągnęła założony cel.

Jeżeli nie, przeanalizuj przyczyny takiego stanu rzeczy i wskaż punkty, które muszą się zmienić. Musisz przejąć współodpowiedzialność za ewentualne niepowodzenia, lecz także podtrzymać wiarę w przyszły sukces.