1. Bądź świadomy swoich celów

W pracy chodzi o osiąganie celów. Skoro je sobie wyznaczyłeś lub ktoś to zrobił, warto, by zawsze były pod ręką. Zapisz cele, do których dążysz, w notesie lub w OneNote (bezpłatnym elektronicznym notatniku) i zaglądaj tam regularnie podczas przeglądu tygodniowego oraz w chwilach, gdy czujesz, że masz za dużo na głowie. Pozwoli ci to łatwiej decydować, co jest ważniejsze, a co mniej ważne.

 

2. Zacznij używać systemu do zarządzania zadaniami

Zainwestuj w aplikację do zarządzania zadaniami (na przykład Nozbe). W cenie jednej kawy miesięcznie (ok. 15 zł) zyskasz oprogramowanie, które odciąży cię z myślenia „co teraz powinienem zrobić” oraz obaw o to, że o czymś zapomniałeś. Taka aplikacja pozwoli ci zebrać w jednym miejscu wszystkie zobowiązania i przedsięwzięcia, które trzeba zrealizować. Przy okazji policzy, ile zajmie ci realizacja projektu oraz pomoże najlepiej zaplanować czas. Zobaczysz, że jak tylko wpiszesz tam wszystkie sprawy do załatwienia, od razu spokojniej będzie ci się pracowało. A odhaczanie punkt po punkcie wykonanych zadań zmotywuje cię do dalszego działania.

 

3. Częściej mów „nie”

Żyjemy w czasach, w których wypada być stale dostępnym dla innych. To jednak strategia prowadząca donikąd. Ci, którzy osiągają ponadprzeciętne wyniki, wykształcili w sobie umiejętność stanowczego, lecz łagodnego odmawiania uczestnictwa w większości przedsięwzięć. Aby osiągnąć własne cele, musisz zadbać o swoją niedostępność. Tylko wtedy będziesz mieć czas na pracę w skupieniu i niezbędną regenerację. 

 

4. Wyłącz synchronizację i powiadomienia

Skonfiguruj narzędzia, z którymi pracujesz. Wyłącz powiadomienia o nowych e-mailach w twojej skrzynce. Jeżeli korzystasz z poczty w telefonie, ustaw synchronizację ręczną, a nie automatyczną. Sprawdzaj e-mail wtedy, kiedy tego potrzebujesz. Nie ma nic gorszego dla produktywności niż odrywanie się od pracy, aby sprawdzić nowy e-mail, który nic nowego nie wnosi.

 

5. Ogranicz czas spędzany na czytaniu e-maili

Istnieje powszechne przekonanie, że e-maile trzeba czytać non stop, bo nigdy nie wiadomo, kiedy przyjdzie coś ważnego. Podobnie jak wiele innych przekonań i to jest fałszywe. Praktyka pokazuje, że e-maile wystarczy czytać maksymalnie trzy razy dziennie. Raz dziennie odpowiadasz na wszystkie wiadomości, które się pojawiły (potrzebujesz na to około 45 minut pod koniec dnia) i dwa razy dziennie robisz tzw. skanowanie awaryjne, wyłapując jedynie wiadomości, które nie mogą poczekać do popołudniowego przetworzenia (na takie skanowanie awaryjne potrzebujesz ok. 15 minut). Wiele skutecznych zespołów ustala zasadę, że czas odpowiedzi na otrzymanego e-maila to 24 godziny. Jeżeli nadawca potrzebuje odpowiedzi szybciej, powinien skorzystać z innych narzędzi komunikacyjnych: telefonu, SMS-a lub komunikatora.

 

6. Stosuj listy kontrolne

Czy wiesz, że piloci – mimo że codziennie wykonują te same czynności – korzystają z list kontrolnych, które „prowadzą ich za rękę” i zwiększają prawdopodobieństwo, że niczego nie pominą? Możesz robić tak samo. Zidentyfikuj powtarzalne czynności i przygotuj dla nich listy kontrolne. Zobaczysz, jak to ułatwi ci życie. A jeżeli jesteś sceptyczny, koniecznie zajrzyj do książki „Potęga checklisty” Atula Gawande.

 

7. Wykorzystuj szablony

Przygotowujesz co tydzień podobny dokument? Zainwestuj czas i przygotuj szablon. Przyjrzyj się e-mailom, które wysyłasz. Znajdź takie, które są do siebie podobne. Przygotuj szablony i następnym razem wykorzystaj je, zamiast pisać e-mail od początku. Możesz zaoszczędzić w ten sposób nawet kilka godzin tygodniowo.

 

8. Rób przegląd tygodniowy

Osoby wyjątkowo skuteczne znajdują czas na refleksję. Raz na tydzień zarezerwuj w kalendarzu czas na spotkanie z samym sobą. Podsumuj mijający tydzień i pomyśl, co będziesz robić w nadchodzącym. Na kartce wypisz 15 najważniejszych zadań w nadchodzącym tygodniu. Ustal kolejność ich wykonania, a następnie wpisz do kalendarza. Zadbaj o to, by nikt w tym czasie nie zaplanował ci spotkania albo innych, mniej ważnych zadań

 

9. W kalendarzu rezerwuj czas na pracę własną

Być może, jak wiele osób, uważasz, że kalendarz służy jedynie do zapisywania informacji o spotkaniach, w których masz uczestniczyć. Od dziś zacznij zapisywać w kalendarzu czas na pracę własną. Planujesz przygotować raport dla zarządu? Wpisz do kalendarza, kiedy to zrobisz. Przygotowanie briefu dla dostawcy? Zaplanuj w kalendarzu! I pamiętaj – dobrą praktyką jest planowanie maksymalnie 60 proc. dostępnego czasu, czyli około pięciu godzin w przypadku ośmiogodzinnego dnia pracy

 

10. Prowadź listę „czekam na”

Wyniki twojej pracy często zależą od rezultatów pracy innych osób. Nie ma potrzeby zaprzątać sobie głowę pamiętaniem, kto i kiedy ma ci coś dostarczyć. Zacznij prowadzić listę „czekam na”. Ilekroć delegujesz jakieś zadanie lub czekasz na rezultat pracy współpracownika, wpisz to na listę. Najlepiej w formacie kto – co – na kiedy, np: Kowalski – wkład do oferty - na 28.10. Regularnie, na przykład w trakcie przeglądu tygodniowego, przeglądaj listę i przypomnij innym, na co czekasz. Już nigdy nie będziesz zaskakiwany wymówką, że ktoś o czymś zapomniał lub myślał, że to na kiedy indziej. A i ty będziesz spać spokojniej, mając pewność, że o niczym nie zapomniałeś.