Nowe technologie miały nam pomagać w pracy, ale często w niej przeszkadzają. Zamiast pisać pracę magisterką, co chwila zaglądamy do serwisów społecznościowych albo oglądamy zabawne filmiki. Gdy próbujemy skupić się na czytaniu kolejnego rozdziału z podręcznika, słyszymy dźwięk informujący o nadejściu SMS-a czy pojawieniu się wiadomości na czacie. Czy da się coś z tym zrobić?

Oczywiście najprostszym, choć nie zawsze możliwym wyjściem jest wyłączenie smartfona, tabletu czy komputera. Tak naprawdę jednak potrzebujemy przede wszystkim dyscypliny i odcięcia się od tego, co nas rozprasza. I tu właśnie z pomocą przychodzą rozwiązania bazujące na badaniach psychologów oraz neuronaukowców.

Badacze od lat powtarzają, że u ludzi nie ma czegoś takiego jak wielozadaniowość (multitasking). Tak można pracować tylko na krótką metę, bo prędzej czy później przerzucanie się z jednego zadania na inne sprawi, że każde z nich wykonamy gorzej, niż gdybyśmy koncentrowali się tylko na jednej rzeczy naraz. Dlatego tak ważne jest planowanie, śledzenie postępów pracy, dbanie o motywację i bronienie się przed dekoncentracją. Pomóc nam w tym mogą aplikacje na komputery stacjonarne i urządzenia mobilne – poczynając od elektronicznych kalendarzy i list zadań po programy serwujące nam muzykę sprzyjającą skupieniu uwagi.

Czy warto z nich korzystać? Tak – nawet jeśli na co dzień udaje nam się wszystko zrobić na czas. Umiejętnie dobrane aplikacje mogą być nieocenione w momentach kryzysowych. Gdy mamy masę spotkań, trzeba odpowiedzieć na maile, zrobić przelew, wykonać projekt, a w tym samym czasie jeszcze zorganizować przeprowadzkę, wybrać dla kogoś prezent urodzi-nowy i zrobić duże zakupy, nie zapominając o obowiązkach rodzinnych, nowe technologie okażą się nieocenione.


Mindmaister/ThinkBuzan

Ideę mapy myśli opracowano w latach 60. XX w. Chodzi o takie notowanie, które wyzwala kreatywność. Kiedy zamiast po prostu pisać, używasz kolorów, symboli, rysunków, schematów i rozrysowujesz swe myśli, uaktywniają się różne obszary mózgu, co pomaga w zapamiętywaniu. Żeby stworzyć mapę myśli w komputerze, musisz najpierw poświęcić trochę czasu na naukę obsługi programów do jej tworzenia. MindMeister jest za darmo w podstawowej wersji (jeśli chcesz dodawać do mapy własne dokumenty i rysunki, musisz wykupić subskrypcję). ThinkBuzan pozwala na darmowe testowanie wszystkich narzędzi przez tydzień. Zaleta tych programów to możliwość łatwego dzielenia się mapą myśli z innymi. Wadą jest to, że zamiast rysować ręcznie, robisz to za pomocą klawiatury i myszki, co może ograniczać kreatywność.

Więcej: www.mindmeister.com, www.thinkbuzan.com

W jakim rytmie pracować?

Pracę twórczą powinniśmy dzielić na odcinki po mniej więcej 90 minut – potem potrzebujemy przerwy. Przy pracy odtwórczej (np. uczeniu się) czas koncentracji jest krótszy  – ok. 45 minut.

Nozbe

Tutaj zadania są pogrupowane w projektach (można nadawać im etykiety i kolory), a sprawy do wykonania są zbierane w jednej skrzynce. Nozbe możesz używać zarówno jako indywidualnej listy zadań, jak i narzędzia do zarządzania projektami. Ma intuicyjne menu i nie przytłacza zbędnymi opcjami. Już w kilka minut nauczysz się wszystkich podstawowych funkcji. Po wybraniu jednego z projektów wszystkie przyporządkowane do niego zadania pojawiają się pośrodku okna aplikacji. Możesz je dodawać bezpośrednio albo za pośrednictwem e-maila. Aplikacja jest dostępna na wielu platformach.

Więcej: www.nozbe.com

Trello

Pozwala umieszczać zadania na tzw. tablicach, z których każda jest zbiorem list i kart z notatkami. Do nich możesz z kolei dodawać dowolne załączniki, takie jak linki i zdjęcia. Kartyzadania mogą mieć ustawione daty, kolory i znaczniki. Możesz je także jednym ruchem myszy przemieszczać pomiędzy tablicami. Współpracownicy mogą śledzić, komentować i zmieniać zawartość kart, a zmiany są od razu widoczne dla wszystkich tak jakby siedzieli przy jednym stole. Niestety, po pewnym czasie duża liczba kart i notatek zaczyna przytłaczać i – zamiast ułatwiać – utrudnia zarządzanie zadaniami.

Więcej: www.trello.com