Nadchodzi KSeF i zmienia obieg dokumentów w Polsce
KSeF to rządowa platforma do wystawiania i odbierania faktur elektronicznych, mająca na celu pełną cyfryzację obiegu dokumentów księgowych w Polsce. Platforma ta funkcjonuje dobrowolnie od stycznia 2022 roku, jednak już niebawem stanie się obowiązkowa dla wielu firm. Jak podaje Money, od 1 lutego 2026 roku system obejmie przedsiębiorców, których obroty za 2024 rok przekroczyły 200 mln zł rocznie (wraz z podatkiem). Następnie, od kwietnia 2026 roku, obowiązek ten rozszerzy się na pozostałe firmy. Ważne jest, że ten obowiązek dotyczy przede wszystkim transakcji między przedsiębiorcami (B2B), natomiast w relacjach z konsumentami (B2C) korzystanie z KSeF pozostanie dobrowolne.
Czytaj też: Nawet 700 złotych dofinansowania na okulary. Na soczewki jeszcze więcej
Warto jednak podkreślić, że pomimo nadejścia platformy, faktury papierowe nie znikną całkowicie. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że w okresie obowiązkowego KSeF, papierowa forma faktury stanie się raczej uprzejmością sprzedawcy. Co więcej, nawet przekazywanie faktury w formie elektronicznej (np. PDF) nie będzie obligatoryjne – inni przedsiębiorcy będą musieli pobierać faktury bezpośrednio z systemu KSeF.
Czytaj też: PIP, zamiast sugerować, będzie decydować – nadchodzą ważne zmiany
Jednak faktury papierowe nadal będą miały zastosowanie w kilku sytuacjach:
- Transakcje z konsumentami (B2C) – osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej nie będą miały dostępu do KSeF, więc faktury mogą być im przekazywane w innej formie, np. papierowej.
- Transakcje z podmiotami zagranicznymi — zagraniczni kontrahenci (niezarejestrowani na VAT w Polsce) również nie będą mieli dostępu do KSeF, co oznacza konieczność dostarczania faktur w uzgodniony sposób, w tym papierowo.
- Specyficzne procedury — faktury wystawiane w ramach OSS (One Stop Shop), IOSS (Import OSS) czy przy sprzedaży za pomocą biletów, nie podlegają obowiązkowi KSeF.
- Awarie KSeF — w przypadku awarii systemu, przedsiębiorcy będą mogli wystawiać faktury poza KSeF, z obowiązkiem późniejszego przesłania ich do systemu.
- Faktury z kas rejestrujących i paragony z NIP (do 450 zł / 100 euro) – te formy będą uznawane za faktury do końca 2026 roku, po czym mają całkowicie zniknąć.
- Mikroprzedsiębiorcy — najmniejsi przedsiębiorcy, których pojedyncze faktury nie przekraczają 450 zł, a miesięczna sprzedaż 10 tys. zł, będą mogli wystawiać papierowe faktury do końca 2026 roku.
Projekt KSeF 2.0 przewiduje również specjalny tryb Offline 24, który umożliwi wystawianie faktur w trybie offline nawet bez awarii systemu. To rozwiązanie jest skierowane m.in. do firm wystawiających faktury klientom zagranicznym lub konsumentom krajowym bez numeru NIP, eliminując konieczność natychmiastowego połączenia z KSeF. Faktury pro forma, ze względu na swój wyłącznie informacyjny charakter, również nadal będą mogły być wystawiane w formie papierowej.
Czytaj też: Dostałeś taki paragon? Zgłoś go do skarbówki
Wprowadzenie KSeF to z pewnością milowy krok w kierunku cyfryzacji polskiej gospodarki, mający na celu uszczelnienie systemu podatkowego i zwiększenie wpływów z VAT. Jednak nie można ignorować faktu, iż będzie się wiązać to z ogromnymi wyzwaniami, zwłaszcza dla mniejszych firm, które są przyzwyczajone do papierowego obiegu dokumentów. Szacuje się, że nawet jedna trzecia przedsiębiorców nadal nie wystawia faktur elektronicznych, co wynika z przyzwyczajeń, braku zaufania do cyfrowych rozwiązań czy obaw o bezpieczeństwo danych. Mimo tych obaw, papierowe faktury, choć nie znikną całkowicie, z pewnością ustąpią miejsca formie elektronicznej, stając się jedynie uzupełnieniem cyfrowego obiegu dokumentów.