Wyobraź sobie, że pracujesz jako menedżer sprzedaży, jest końcówka kwartału, od dawna masz zaplanowaną pracę związaną z analizą wyników, przyznaniem premii i wyznaczeniem nowych celów. Nagle z jednodniowym wyprzedzeniem otrzymujesz zaproszenie na obowiązkowe spotkanie dotyczące zmian systemu ubezpieczeń grupowych w firmie, które w dodatku wejdą w życie dopiero za pół roku. Trudno opisać uczucia, które towarzyszą takiej chwili.

Spędzasz na spotkaniu trzy godziny, jesteś zmuszony wysłuchać przydługich prezentacji przedstawicieli firm ubezpieczeniowych zachwalających swoje produkty. Pomijając to, że w ogóle nie znasz się na ubezpieczeniach, twoje myśli krążą nieustannie wokół niezałatwionych spraw, wzrok nie może się oderwać od monitora komputera, na którym przygotowujesz swoją prezentację, a ręka cierpliwie odpisuje na liczne smsy. Wychodzisz ze spotkania zły, z poczuciem winy i straconego czasu.

Większość pracowników dużych firm, z którymi współpracowałyśmy, kojarzyła spotkania firmowe ze stratą czasu, a co za tym idzie – z koniecznością pozostania w biurze do późnego wieczora. Kiedyś bowiem trzeba się wywiązać ze swoich obowiązków. Co zatem zrobić, by spotkania firmowe miały sens i nie przeszkadzały w pracy?

Po pierwsze cel i efekt

Im mniejsza liczba zebranych, tym większa efektywność

Czy w ogóle organizacja spotkania jest konieczna – to pierwsze pytanie, które musisz sobie zadać. Niemal połowa zebrań jest organizowana niepotrzebnie, z powodzeniem mogłyby je zastąpić telekonferencje lub wymiana e-maili. Zanim podejmiesz decyzję o zwołaniu spotkania biznesowego, upewnij się, że jest ono konieczne, a poruszana problematyka wymaga osobistego kontaktu pracowników.

Jeśli wiesz, że spotkanie jest niezbędne, to po pierwsze sprecyzuj jego jasny i realny cel. Po drugie wyobraź sobie, z czym chciałbyś wyjść z tego spotkania. To ułatwi ci podjęcie decyzji, kto powinien być jego uczestnikiem. Zaproś tylko tych, którzy są zainteresowani poruszaną problematyką i będą pomocni w osiągnięciu zakładanego celu. Uwzględnij przy tym nie tylko własne priorytety, ale również potrzeby innych i korzyści, jakie mogą odnieść z zebrania. Ten właśnie czynnik decyduje o poczuciu sensu, zaangażowaniu i przygotowaniu do spotkania jego uczestników. Praktyka pokazuje, że im mniejsza liczba zebranych, tym większa efektywność. To kolejny argument przemawiający za tym, by dobrze przemyśleć listę obecności.

Innym ważnym elementem wpływającym na skuteczność spotkań jest termin. Decydując o dacie, uwzględnij cykl życia firmy. W okresach szczególnie gorących, takich jak koniec kwartału sprzedażowego czy przygotowanie bilansu rocznego, ogranicz liczbę spotkań do minimum. Nie najlepszym terminem na spotkanie jest też piątkowe popołudnie, kiedy większość pracowników myślami jest już w domu.

O koncentracji zaproszonych decyduje również pora dnia. Zgodnie z naszym zegarem biologicznym, w najlepszej formie intelektualnej jesteśmy między godziną dziewiątą a jedenastą przed południem. Wtedy właśnie warto organizować spotkania dotyczące spraw szczególnie ważnych.