Wyobraź sobie, że pracujesz jako menedżer sprzedaży, jest końcówka kwartału, od dawna masz zaplanowaną pracę związaną z analizą wyników, przyznaniem premii i wyznaczeniem nowych celów. Nagle z jednodniowym wyprzedzeniem otrzymujesz zaproszenie na obowiązkowe spotkanie dotyczące zmian systemu ubezpieczeń grupowych w firmie, które w dodatku wejdą w życie dopiero za pół roku. Trudno opisać uczucia, które towarzyszą takiej chwili.
Spędzasz na spotkaniu trzy godziny, jesteś zmuszony wysłuchać przydługich prezentacji przedstawicieli firm ubezpieczeniowych zachwalających swoje produkty. Pomijając to, że w ogóle nie znasz się na ubezpieczeniach, twoje myśli krążą nieustannie wokół niezałatwionych spraw, wzrok nie może się oderwać od monitora komputera, na którym przygotowujesz swoją prezentację, a ręka cierpliwie odpisuje na liczne smsy. Wychodzisz ze spotkania zły, z poczuciem winy i straconego czasu.
Większość pracowników dużych firm, z którymi współpracowałyśmy, kojarzyła spotkania firmowe ze stratą czasu, a co za tym idzie – z koniecznością pozostania w biurze do późnego wieczora. Kiedyś bowiem trzeba się wywiązać ze swoich obowiązków. Co zatem zrobić, by spotkania firmowe miały sens i nie przeszkadzały w pracy?
Po pierwsze cel i efekt
Im mniejsza liczba zebranych, tym większa efektywność
Czy w ogóle organizacja spotkania jest konieczna – to pierwsze pytanie, które musisz sobie zadać. Niemal połowa zebrań jest organizowana niepotrzebnie, z powodzeniem mogłyby je zastąpić telekonferencje lub wymiana e-maili. Zanim podejmiesz decyzję o zwołaniu spotkania biznesowego, upewnij się, że jest ono konieczne, a poruszana problematyka wymaga osobistego kontaktu pracowników.
Jeśli wiesz, że spotkanie jest niezbędne, to po pierwsze sprecyzuj jego jasny i realny cel. Po drugie wyobraź sobie, z czym chciałbyś wyjść z tego spotkania. To ułatwi ci podjęcie decyzji, kto powinien być jego uczestnikiem. Zaproś tylko tych, którzy są zainteresowani poruszaną problematyką i będą pomocni w osiągnięciu zakładanego celu. Uwzględnij przy tym nie tylko własne priorytety, ale również potrzeby innych i korzyści, jakie mogą odnieść z zebrania. Ten właśnie czynnik decyduje o poczuciu sensu, zaangażowaniu i przygotowaniu do spotkania jego uczestników. Praktyka pokazuje, że im mniejsza liczba zebranych, tym większa efektywność. To kolejny argument przemawiający za tym, by dobrze przemyśleć listę obecności.
Innym ważnym elementem wpływającym na skuteczność spotkań jest termin. Decydując o dacie, uwzględnij cykl życia firmy. W okresach szczególnie gorących, takich jak koniec kwartału sprzedażowego czy przygotowanie bilansu rocznego, ogranicz liczbę spotkań do minimum. Nie najlepszym terminem na spotkanie jest też piątkowe popołudnie, kiedy większość pracowników myślami jest już w domu.
O koncentracji zaproszonych decyduje również pora dnia. Zgodnie z naszym zegarem biologicznym, w najlepszej formie intelektualnej jesteśmy między godziną dziewiątą a jedenastą przed południem. Wtedy właśnie warto organizować spotkania dotyczące spraw szczególnie ważnych.
Nie bez znaczenia jest także higiena pracy: o ósmej jeszcze chce nam się spać, około trzynastej większość z nas jest już głodna – lepiej zatem nie planować w tym czasie dyskusji. Po lunchu ogarnia nas druga fala senności – z pomocą przychodzi wtedy kawa lub emocjonujący punkt spotkania. Organizatorzy wszystkich spotkań zwołanych po siedemnastej muszą się zmierzyć ze zmęczeniem i niezadowoleniem uczestników.
Jak długo winno trwać zebranie? To proste: tyle, ile musi trwać, i ani minuty dłużej. Niektóre firmy organizują spotkania na stojąco – uważa się, że taka formuła pozwala zaoszczędzić około 30 proc. czasu.
Najczęściej jednak potrzebujemy krzeseł i więcej czasu. Jeżeli zamkniesz temat w półtorej godziny, nie musisz robić przerwy. W wypadku spotkań całodniowych przerwy organizujemy co półtorej godziny. W połowie dnia niezbędna jest godzinna przerwa, która pozwala zjeść posiłek i odpocząć.
Bądź jak Walt Disney
Spotkania poza biurem pomagają wyzwolić kreatywność
W naszym przykładzie zaproszenie na spotkanie przysłano dzień wcześniej, tymczasem taka informacja powinna być wysłana z dwutygodniowym wyprzedzeniem. To wystarczająco długo, by wpisać ten termin do kalendarza, i wystarczająco krótko, by o nim nie zapomnieć. Do zaproszenia zawsze dołączamy agendę z planem spotkania i czasem jego trwania.
Gdzie zorganizować spotkanie? Najczęściej robi się to w sali konferencyjnej w siedzibie przedsiębiorstwa. W ten sposób oszczędzamy czas, pieniądze i w razie potrzeby możemy zaprosić dodatkowe osoby. Czasem jednak warto oderwać się od codziennej rutyny. Takie spotkania nazywane są „out of the box” i wykorzystują to, że nowe otoczenie wyzwala kreatywność. Istnieją firmy aranżujące niekonwencjonalne sale spotkań, których meble i kolorystyka sprzyjają wykluwaniu się pomysłów lub wręcz przeciwnie – pragmatycznemu myś-leniu. Takie zabiegi z powodzeniem stosował Walt Disney.
Organizując spotkanie, zatroszcz się o to, by sala była wyposażona w sprawny sprzęt multimedialny, flipchart, piszące flamastry, ekran i przedłużacze. Nie bez znaczenia jest oświetlenie i klimatyzacja pomieszczenia. Zaaranżuj układ stołów tak, by pozwalał wszystkim na kontakt wzrokowy – sprawdza się podkowa. Odpowiedni dobór sali, proporcjonalny do wielkości grupy, zwiększa komfort pracy. Zapewnij napoje, a w wypadku spotkań całodziennych – posiłki.
Dobrym pomysłem jest umieszczenie w widocznym miejscu w sali spotkań dużego plakatu z wewnętrznymi zasadami prowadzenia zebrań. Taki „kontrakt” działa mobilizująco i narzuca określony kulturą firmy styl prowadzenia spotkań.
Złodzieje czasu
Koniec z przygotowywaniem prezentacji na ostatnią chwilę
Jak prowadzić spotkanie, by było efektywne? Zawsze zaczynaj punktualnie, nawet jeśli nie wszyscy przyszli. Przywitaj obecnych, przypomnij cel, porządek i czas trwania spotkania. Zrób wszystko, żeby ludzie poczuli się „tu i teraz”, czyli poproś o wyłączenie telefonów i zamknięcie laptopów.
Rozpoczynaj od tematów mniej istotnych. Planując wystąpienia, pamiętaj, że zabójcą zaangażowania słuchaczy jest przydługa i nudna prezentacja. Najlepiej zamknąć ją w dziesięciu minutach. Przeciętnie każdy slajd omawia się przez minutę, łatwo więc obliczyć czas wystąpienia. W trakcie wystąpień poruszaj tylko te wątki, które wymagają dodatkowych wyjaśnień. Dobrze jest wcześniej wysłać prezentacje uczestnikom, by mogli je przeanalizować. Materiały wysyłamy co najmniej dwa dni przed spotkaniem. Niestety, oznacza to koniec z przygotowaniem prezentacji na ostatnią chwilę.
Różnorodność środków wyrazu ułatwia zapamiętywanie informacji, dlatego dobrze jest, gdy prelegenci się zmieniają i korzystają z pomocy wizualnych, np. rysują na flipcharcie lub tworzą prezentację podczas trwania burzy mózgów.
Drugim po złym przygotowaniu złodziejem czasu jest bezpłodna dyskusja. Głównym instrumentem pozwalającym skutecznie ją moderować jest jasny cel spotkania. Uparcie do niego wracaj. Ucinaj niepotrzebne dygresje, tym, którzy zagłuszają kolegów, podziękuj za zabranie głosu, dodając, że ważna jest opinia wszystkich. Rodzące się w czasie dyskusji pomysły zapisuj na flipchartach. Zapisane kartki rozwieszaj na ścianach, zachowując chronologię. Taka panorama porządkuje pracę i stanowi pomoc w trakcie podejmowania decyzji. Dyskusja może przyjąć różne formy, ale o tym, w jakim kierunku się potoczy, powinien zadecydować prowadzący.
Finałem efektywnego spotkania jest stworzenie listy spraw „do zrobienia”. Szansa na sukces przedsięwzięcia rośnie, gdy uczestnicy sami zobowiązują się do wykonania konkretnych zadań. Po spotkaniu warto spisać wszystkie ustalenia i wraz z listą „do zrobienia” wysłać innym uczestnikom. Powinno się to zdarzyć najpóźniej nazajutrz po zebraniu. Monitoruj wypełnianie zobowiązań.
Pamiętaj, że dobre spotkanie to także – a może przede wszystkim – stworzenie atmosfery sprzyjającej wymianie myśli, otwartości i współpracy. Tylko wtedy pracownicy poczują sens spotkań służbowych.
Ćwiczenie
Pomyśl o spotkaniu, które chcesz zorganizować w najbliższej przyszłości. Planując spotkanie odpowiedz sobie na następujące pytania. Odpowiedzi zapisz na kartce.
- Co chcę osiągnąć w trakcie spotkania?
- Po czym poznam, że osiągnąłem to, co chciałem?
- W jaki sposób chcę to zrobić?
- Kto jeszcze będzie uczestniczyć w tym spotkaniu?
- Jakie są potrzeby tych uczestników?
- Co mogę zrobić, by wszyscy uczestnicy mogli odnieść korzyść ze spotkania?
- Uwzględniając powyższe przemyślenia, stwórz agendę spotkania.
Przed spotkaniem
- Określ cel spotkania.
- Zdefiniuj efekt, który chcesz osiągnąć dzięki spotkaniu.
- Stwórz agendę i wyślij ją z 2-tygodniowym wyprzedzeniem.
- Zaangażuj w przygotowania uczestników.
- Roześlij do uczestników niezbędne materiały.
- Starannie się przygotuj.
- Sprawdź miejsce spotkania, zadbaj o optymalne warunki.
W trakcie spotkania
- Zacznij punktualnie.
- Otwórz spotkanie.
- Poinformuj o zasadach wspólnej pracy.
- Czuwaj nad merytorycznym przebiegiem spotkania.
- Dopinguj do aktywnego uczestnictwa, zadbaj, by każdy mógł się wypowiedzieć.
- Wprowadź dyscyplinę czasową.
- Dokonaj podsumowania i określ priorytety.
- Stwórz listę „do zrobienia”.
- Podziękuj przybyłym i zamknij spotkanie.
Po spotkaniu
- Wyślij list z podsumowaniem ustaleń oraz listą „do zrobienia”.
- Monitoruj zadania przydzielone w czasie zebrania.
- Wyciągnij wnioski dotyczące przyszłego spotkania.