Karolina Kopocz: Pracowałam w dużym wydawnictwie. Zdarzały się takie dni, gdy w tym samym czasie poprawiałam trzy teksty, nanosiłam z grafikiem zmiany na makiecie, odbierałam co 15 minut telefon i lądowałam u naczelnej na dywaniku. Czasem chciałam wyskoczyć przez okno.

Marcin Kwieciński: Brzmi znajomo (śmiech). Gdy wszystko się pali i wali, warto włączyć pauzę. Przez około 30 minut nie odbieramy telefonów ani nie odpisujemy na e-maile. Bierzemy czystą kartkę i wyrzucamy na nią wszystkie rzeczy zaśmiecające głowę. Robimy coś, co Amerykanie nazywają „brain dump”. Głowa jest świetna do kreacji, ale słabo radzi sobie z zarządzaniem zadaniami. Gdy zapiszemy cały ten bałagan na kartce, zobaczymy, jakie są nasze priorytety. Może się okazać, że mamy do zrobienia dużo mniej, niż nam się wydawało. Strach ma wielkie oczy.

Następnym krokiem jest wypracowanie takiego sposobu działania, aby te zobowiązania mieć stale na kartce, by za każdym razem nie musieć robić „zrzutu myśli”.

Co zrobić, aby sytuacje podbramkowe przytrafiały się jak najrzadziej?

Zacznijmy planować, a nawet nie tyle planować, ile świadomie korzystać z czasu. Co to oznacza w praktyce? Po pierwsze uświadomienie sobie priorytetów, w coachingu zwanych również misją życiową czy zawodową. To one określają wartości, zasady i nadają sens działaniu. Po drugie zaplanujmy ich realizację. Po trzecie skutecznie je zrealizujmy. Przekładając to na prostszy język: odpowiedzmy sobie na trzy pytania: dlaczego? co? jak? Kiedy wiem, dlaczego coś robię, to odpowiedź na dwa kolejne wkrótce pojawi się sama. Produktywność wymaga określenia siebie w dwóch wymiarach: perspektyw i kontroli. Perspektywy nadają naszemu działaniu kierunek, pomagają wybrać dziedzinę, na której powinienem się skoncentrować. Wymyślam, że chcę zostać śpiewakiem i występować w operze narodowej. Kontrola mówi mi, jak to osiągnąć. Podpowiada, czy mam odpowiednie zasoby: talent, pieniądze na warsztaty etc., i jak nimi rozporządzać.

Czyli perspektywy można porównać z energią kreatywną, a kontrolę z realizacją?

Oczywiście. Działając tylko na poziomie kreacji, ciągle wymyślamy nowe projekty. Nie robimy niczego, aby wdrożyć je w życie. Wpadamy w wizjonerstwo. Stajemy się crazy makerem. Z kolei zbyt duża koncentracja na kontroli sprawia, że zmieniamy się w mikromenedżera.

„Budujemy struktury budowli z tektury” - jak śpiewał Kaliber 44.

Tak. Ludzie w korporacjach robią często za dużo zestawień, na przykład ilości spóźnień, średnich czasów wykonania zadania, bilanse pracy indywidualnej i zespołowej. To odciąga ich od sedna Najgorzej jest jednak, kiedy nie tylko nie wiemy, po co coś robimy, ale na dodatek nie mamy pojęcia jak. Wówczas wpadamy w tryb ofiary, przestajemy panować na podstawowymi obowiązkami. Najczęściej odpowiedzialność za chaos zrzucamy na innych. Jesteśmy totalnie przytłoczeni pracą.

Zgodnie z twoją teorią najlepiej jest być komandorem.

Tak. Komandor nie tylko doskonale wie, dokąd zmierza, ale wie również, jak tam dojść. Jest przeciwieństwem ofiary. Jeszcze dziesięć lat temu specjaliści od zarządzania czasem zadawali sobie pytanie: jak zrobić wszystko, co sobie zaplanowałem? Dziś dobry komandor zastanawia się, jak wybrać i zrealizować rzeczy najważniejsze.

Mam 35 lat. Do emerytury zostało mi jeszcze 32. Na jaki czas powinnam zaplanować strategię działań?

Na dwa, maksymalnie trzy lata. Zadajmy sobie pytanie, co chcemy po sobie po tym czasie zostawić. W tym pomaga określenie aspiracji i wizji sukcesu. Powiedzmy, że biegacz planuje wystartować w mistrzostwach świata. Ważne, aby jego wizja była ambitna, ale osiągalna. Spisuje ją, ale się do niej nie przywiązuje. Dopuszcza możliwość, że w trakcie realizacji ulegnie ona zmianie lub doprecyzowaniu. Wyznacza strategię, która określa, jak przejść z punktu A do punktu B. Może być agresywna (dużo ryzykujemy, ale też dużo możemy osiągnąć w krótkim czasie), zrównoważona lub bezpieczna. Bez względu na to, jaką wybierzemy, zdefiniuje nam ona nasze cele. Określamy je na rok.

W przypadku sportowca aspiracją będzie więc złoty medal, tak?

Nie do końca. Będzie nią osiągnięcie jak najlepszej formy w dniu zawodów. Złoty medal jest uzależniony od wielu czynników, na które nie mamy wpływu, np. od humoru i upodobań sędziów, zachowania rywali etc.

Następnie nasz sportowiec wyznacza sobie cele - takie, na które ma wpływ. Wśród nich mogą się znaleźć pozyskanie sponsorów, utrata wagi. Potem czas na zobowiązania – codzienne treningi, odpowiednia dieta, spotkania z potencjalnymi inwestorami etc.