Jon Stegner, pracownik działu finansowego wielkiego przedsiębiorstwa wytwórczego, uważał, że jego firma trwoni ogromne sumy pieniędzy. Wprowadzenie oszczędności wymagało znacznych zmian w polityce budżetowej firmy, a Stegner wiedział, że do swoich pomysłów na wprowadzenie oszczędności będzie musiał przekonać dyrektorów wszystkich fabryk w organizacji. Potrzebował mocnego argumentu przemawiającego za tym, że oszczędności w firmie uratują jej budżet. Poprosił swoją stażystkę, żeby zorientowała się, jakie rodzaje rękawic dla pracowników fizycznych kupowane są do fabryk i ile kosztują. Okazało się, że używa się 424 rodzajów rękawic, które zamawiane były u różnych dostawców narzucających swoje ceny. Zdarzało się więc, że za ten sam produkt fabryki płaciły od 3 do 17 dolarów.

Stegner poprosił stażystkę o zebranie po jednej parze z każdego rodzaju rękawic i po-przyczepianie do nich metek z ceną. Zaprosił na spotkanie wszystkich dyrektorów i na wielkim stole w sali konferencyjnej wysypał rękawice. Dyrektorzy mogli dotknąć każdej z nich i porównać ceny. Byli zdumieni i zaskoczeni, że tak bezmyślnie wydają pieniądze. Stegner wzbudził zaufanie szefów, pokazał zaangażowanie i dostał zielone światło na realizację swojego planu oszczędnościowego, który wdrożył z sukcesem.

Tę historię opisali w książce „Sedno zmian. Autentyczne historie transformacji, które odmieniły oblicza firm na całym świecie” John Kotter i Dan Cohen. Jon Stegner wykorzystał jedno spotkanie, aby osiągnąć to, na czym mu zależało. Zamiast prezentować dyrektorom nudne tabelki w Excelu, znalazł sposób, aby przekonać ich do swojego pomysłu, docierając do ich umysłów i emocji.

Wystarczy kilkanaście minut spotkania, aby wywrzeć na słuchaczach dokładnie takie wrażenie, jakie chcemy wywrzeć. Bez względu na to, czy prowadzi się spotkanie w firmie, wykład, prezentację czy szkolenie, warto się nastawić na efektywność. Spotkanie jest szansą na to, aby przekonać słuchaczy do swojego punktu widzenia, zarazić ich pomysłami, zmotywować do działania, wysłuchać ich czy wyjaśnić swój sposób myślenia.

Co więc zrobić, żeby efektywnie przeprowadzić spotkanie? Trzeba pamiętać o czterech rzeczach. Po pierwsze postaw cel spotkania i sformułuj myśl przewodnią, jaka powinna zostać w głowach słuchaczy. Po drugie zastanów się, czym charakteryzują się twoi słuchacze i z jakimi oczekiwaniami przychodzą na spotkanie. Po trzecie zaplanuj przebieg spotkania tak, aby dotrzeć do umysłów i serc słuchaczy. Po czwarte przygotuj się!

 

CEL I MYŚL PRZEWODNIA, KTÓRA ZAPADA W PAMIĘĆ

Planując zebranie czy przygotowując się do prezentacji, powinniśmy określić, jaki jest cel naszego wystąpienia. Jeśli zamierzasz przekazać ludziom tylko informacje, nie marnuj czasu swojego i innych – stwórz raport i roześlij go mailem. Według autora książki „Jak przygotować profesjonalną prezentację” – G. Michaela Campbella – w spotkaniach z ludźmi tkwi potencjał, który pozwala na osiągnięcie minimum jednego z pięciu poniższych celów:

•  instrukcja – poinformowanie słuchaczy o czymś lub nauczenie ich czegoś

•  inspiracja – zmotywowanie i zainspirowanie słuchaczy do działania

•  zmiana przekonań – przekonanie słuchaczy do punktu widzenia prezentera

•  stymulacja – zachęcanie do dyskusji

•  zadowolenie – rozbawienie słuchaczy i zapewnienie im rozrywki.

 

Kiedy już oczekujemy od ludzi, że poświęcą nam swój czas, pamiętajmy, że liczą oni na wyjaśnienie, dlaczego po-ruszamy dany temat, dlaczego akurat on jest w tym momencie najważniejszy i jakie wynikają dla nich korzyści z tego spotkania. Pamiętaj też o tym, aby postawiony przez ciebie cel był realistyczny, osiągalny i wymierny, czyli by można było zweryfikować, na ile udało ci się go osiągnąć. Planując swoje wystąpienie, zawsze zastanawiaj się, czy dana kwestia lub informacja zbliża cię do osiągnięcia celu. Jeśli nie, zrezygnuj z niej.

CHECKLISTA:

 • Celem mojej prezentacji jest… (określ w jednym prostym zdaniu)Ustalić lub zmodyfikować cel pomogą ci poniższe pytania:

•  Co chcę przekazać słuchaczom?

•  Jakie uczucia chcę w nich wywołać?

•   Jakie działania mają podjąć moi słuchacze po spotkaniu ze mną?

•  Dlaczego ten temat/pomysł jest ważny dla słuchaczy?

•  Czy mój cel jest realny do osiągnięcia w tej grupie?

•  Czy mój cel jest osiągalny?

•  Po czym poznam/jak zmierzę poziom osiągnięcia celu?

Fundamentem każdej prezentacji jest jej myśl przewodnia. W książce „Made to Stick” bracia Chip i Dan Heathowie szukali odpowiedzi na pytania, co sprawia, że jedne idee za-padają ludziom głęboko w pamięć, a inne przepadają w niej z kretesem. Odkryli, że najważniejszym powodem, dla którego czasem najgenialniejsze idee przechodzą bez echa, jest tzw. przekleństwo wiedzy. Polega ono na tym, że prelegent nie zdaje sobie sprawy, że słuchający go ludzie nie są specjalistami w jego dziedzinie, a język branżowy, jakiego używa, brzmi dla nich jak bełkot i ogromnie ich frustruje. Natomiast przesłania, które dają ludziom do myślenia i pozostają w ich głowach na długo, charakteryzuje sześć elementów: prostota, zaskoczenie, konkretność, wiarygodność, emocje oraz historia. Aby zilustrować różnicę między skutecznym i nieskutecznym przesłaniem, autorzy „Made to Stick” posłużyli się poniższym przykładem, w którym ta sama idea jest przed-stawiona na 2 różne sposoby. Można powiedzieć: „Naszą misją jest stać się międzynarodowym liderem w branży kosmicznej poprzez maksymalną innowacyjność opartą na pracy w zespole oraz skuteczne ukierunkowanie inicjatyw w przemyśle lotniczym i kosmicznym”. Albo tak: „Naszą misją jest wysłać człowieka na Księżyc i sprowadzić go bezpiecznie na Ziemię przed końcem tej dekady”.

 

Pierwszy przykład brzmi jak typowy korporacyjny język używany przez wielu menedżerów podczas spotkań z pracownikami. Drugi komunikat pochodzi z przemówienia Johna F. Kennedy’ego z 1961 roku i zawiera wszystkie sześć elementów skutecznego przesłania, o których piszą Heathowie. Kennedy konkretnie nazwał swój cel, użył prostego języka, w jednym zdaniu zbudował historię i pobudził wyobraźnię słuchaczy. Zaskoczył ludzi innowacyjnością swojego pomysłu i zmotywował ich do osiągnięcia celu, który zmienił świat.

Dlatego przygotowując się do jakiegokolwiek spotkania, zadaj sobie pytanie: co będzie myślą przewodnią całej mojej prezentacji? Innymi słowy – jeśli uczestnicy spotkania mieliby z mojej prezentacji zapamiętać tylko jedną myśl, to co by to było? A potem sformułuj ją, pamiętając o sześciu zasadach braci Heathów i przemówieniu Kennedy’ego.

 

TEST WINDY

Sprawdź atrakcyjność i efektywność głównej idei swojego przemówienia za pomocą „testu windy”. To ćwiczenie zmusi cię do opowiedzenia o esencji swojego pomysłu w jak najbardziej konkretny, prosty sposób i zmieszczeniu się w 30–45 sekundach. Wyobraź sobie, że masz przekonać swojego szefa lub klienta do tego pomysłu. On właśnie wychodzi z pracy i proponuje ci, że możesz z nim porozmawiać w windzie i drodze na parking. Przekonaj go. Czas start!

Może taka sytuacja nigdy ci się nie przydarzy, ale kiedy będziesz musiał skrócić swoje wystąpienie z 20 minut do 5 minut, nie będziesz miał problemu z przekazaniem tego, o co ci chodzi.

 

KIM SĄ TWOI SŁUCHACZE?

Na początek kilka uniwersalnych informacji o każdym słuchaczu, jaki pojawi się na twojej prezentacji. W latach 70. XX wieku marynarka wojenna USA przeprowadziła badania, w których chciała sprawdzić, jak długo człowiek jest w stanie skupić się na tym, co ktoś do niego mówi. Wyniki były zaskakujące, bo okazało się, że nie jest to godzina, jak przypuszczano, ani nawet pół godziny. Badani byli w stanie słuchać uważnie maksymalnie 18 mi-nut, po tym czasie ich koncentracja znacznie spadała. Tę „zasadę 18 minut” wykorzystują organizatorzy konferencji TED - każdy prelegent zobowiązany jest zmieścić swoją prezentację w tym czasie. Mam wrażenie, że niestety poza tym niewiele osób słyszało o tych badaniach i wciąż zdarzają się zebrania, na których przemówienia trwają niemal godzinę, zaś wykłady na uczelniach czy konferencjach kończą się po 90 minutach, w najlepszym wypadku po 45.

 

A co zrobić, jeśli wiesz, że nie zmieścisz swojej prezentacji w 18 minutach? Pierwszy sposób to zaangażowanie uczestników do dyskusji po maksymalnie 15-minutowym wykładzie. Dyskusja może trwać nawet godzinę i w tym czasie będziesz mógł doprecyzować to, o czym krótko wspomniałeś w swoim wystąpieniu. Drugie rozwiązanie to zaproszenie dodatkowego prelegenta – eksperta (lub prelegentów), który konkretnie rozwinie poszczególne myśli twojej prezentacji. Uczestnicy konferencji TEDx są w stanie wysłuchać uważnie nawet pięciu wystąpień z rzędu właśnie dzięki temu, że co 20 minut na scenie zjawia się inna osoba. Trzecim sposobem jest użycie podczas wystąpienia filmu związanego z tematem – maksymalnie 10-minutowego – który będzie dla słuchaczy ciekawym przerywnikiem. Po filmie możesz znów mówić przez ponad kwadrans. Inny sposób to przerywanie ciągu przekazywania informacji anegdotami i przykładami, co pomoże ci skupić uwagę słuchaczy i pobudzić ich emocje.

Jeśli chcesz, aby informacje zawarte w twoim prze-mówieniu zapadły słuchaczom na długo w pamięć, musisz znać podstawowe prawa działania ludzkiej pamięci. Przygotowując się do wykładu czy prezentacji, weź pod uwagę cztery zasady:

1. Zasada częstotliwości – łatwiej zapada nam w pamięć to, co słyszymy lub widzimy kilkakrotnie – wiedzą o tym np. marketingowcy, którzy wprowadzając nowy produkt na rynek dbają o to, abyśmy jak najczęściej widzieli konkretny film reklamowy czy billboard.

2. Zasada pierwszeństwa i świeżości – już w latach 60. XX wieku naukowcy odkryli, że trwalej zapamiętujemy te informacje, które docierają do nas na początku całego zbioru informacji, i te, które słyszymy lub widzimy na końcu.

3. Zasada odniesienia do „ja” (efekt cocktail party) – łatwiej nam zapamiętać informacje, które są dla nas ważne lub bezpośrednio dotyczą naszej osoby. Łatwiej je wyłapujemy z szumu informacji, podobnie jak podczas gwarnego przyjęcia szybciej niż cokolwiek innego usłyszmy swoje imię lub nazwisko.

4. Zasada odwoływania się do emocji – głębiej zapada nam w pamięć to, co porusza nasze emocje. Na pewno z doświadczenia wiesz, że to, co cię poruszyło, zasmuciło lub rozbawiło podczas jakiegoś wykładu, łatwiej ci potem opowiedzieć niż suche fakty czy liczby.

CHECKLISTA:

Jak wymienione zasady zapamiętywania wykorzystać podczas planowania i prowadzenia spotkań?

•  Zadbaj o to, aby twoja myśl przewodnia i najważniejsze informacje pojawiły się w prezentacji kilkakrotnie.

•  Ważne jest, jak zaczynasz i jak kończysz – dlatego najważniejsze informacje umieść na początku prezentacji i powiedz o nich jeszcze raz na sam koniec. Jeśli tuż przed twoim wystąpieniem zdarzy się, że będziesz musiał skrócić swoje przemówienie, zrezygnuj z tego, co masz w środku prezentacji – nigdy nie opuszczaj początkowych i końcowych informacji.

•  Dobrze poznaj swoją publiczność i używaj przykładów, które są bliskie ich rzeczywistości i problemom.

•  Ważne kwestie w prezentacji popieraj obrazami, przy-kładami czy historiami, które pobudzą emocje słuchaczy.

 

Każda grupa, przed jaką staniesz podczas prezentacji, ma też swoje cechy charakterystyczne. Aby skutecznie poprowadzić spotkanie, musisz poznać osoby, do których będziesz mówić. Dlatego zanim zaplanujesz swoje wystąpienie i dobierzesz sposób prezentowania najważniejszych kwestii, poszukaj odpowiedzi na poniższe pytania:

•  Kim są słuchacze (wiek, płeć, zawód, pochodzenie, itp.)?

•  Jakie są relacje między nimi?

•  Co wiedzą na temat, o którym będę mówić?

•  Kogo naprawdę interesuje ten temat?

•  Z jaką motywacją przychodzą?

•  Czego oczekują od tego spotkania?

•  Jakie mogą mieć pytania i obiekcje?

•  W jaki sposób moja prezentacja może wpłynąć na ich pracę, zachowanie itp.?

•  Jakie informacje i techniki będą skuteczne w przypadku tej publiczności?

 

JAK PORUSZYĆ SERCA I UMYSŁY SŁUCHACZY?

Aby dotrzeć do serc słuchaczy i dać im do myślenia, obudź swoją kreatywność. Przypomnij sobie historię Jona Stegnera z początku artykułu i zachowaj ją w pamięci jako inspirację do szukania najlepszych sposobów przekonywania innych do swoich pomysłów. Korzystaj ze slajdów i filmów, podawaj przykłady i opowiadaj historie. Jak robić to efektywnie? Posłużę się przykładem.

Steve Jobs, oprócz tego, że był współzałożycielem i dyrektorem generalnym firmy Apple, słynął z ciekawych, absorbujących i inspirujących przemówień. Mówił jasno i z sensem – ani klienci, ani media nigdy nie mieli problemu ze zrozumieniem jego prze-słania. Estetykę i efektywność przemówień Jobsa podkreśla w książce „Zen prezentacji” Garr Reynold. „Część tej przejrzystości myśli widać nawet na slajdach, które towarzyszą jego prezentacjom” – pisze autor. „Może jest to naciągana teza, ale moim zdaniem istnieje pewna estetyka zen w wizualnych prezentacjach Steve’a Jobsa. Na jego slajdach widać umiar, prostotę oraz potężne acz jednocześnie subtelne wykorzystanie pustych przestrzeni”.

 

Antytezą Jobsa jest Bill Gates – niegdyś najbogatszy człowiek na świecie, twórca firmy Microsoft. W swoich wystąpieniach używa programu Power Point i popełnia przy tym dość typowe błędy – zbyt wiele elementów na jednym slajdzie, nadużywanie punktów (w tym długich linijek tekstu), tandetne obrazy, zbyt wiele kolorów, mała i nieczytelna czcionka, bałagan wśród elementów widocznych na ekranie. Główna różnica między Jobsem i Gatesem polega na tym, że prezentacje Jobsa wspierały i wzmacniały jego wypowiedź. Prezentacje Gatesa natomiast są niepotrzebnym ozdobnikiem, powtórzeniem tego, co opowiada podczas wykładu. 

CHECKLISTA: 

Jeśli wybrałeś pokaz slajdów jako narzędzie, które pomoże ci poruszyć serca i umysły słuchaczy, za Gar-rem Reynoldsem proponuję, żebyś pamiętał o:

•  przygotowaniu slajdów, które wzmocnią twoje słowa, a nie je powtórzą

•  obraz na slajdach powinien być dowodem emocjonalnym na to, o czym mówisz

•  na slajdzie umieszczaj maksymalnie 6 słów

•  nie korzystaj z tandetnych obrazów

•  korzystaj z profesjonalnych fotografii własnych lub stockowych

•  żadnego zanikania, ścierania ani motywów przejść między slajdami - ma być jak najprościej

•  przygotuj dokument w formie drukowanej dla uczestników i umieść tam tyle szczegółów, ile uważasz za istotne; na spotkaniu skup się na emocjach i przekazaniu myśli przewodniej

•  nie rozdawaj wydruków slajdów – bez twojego udziału nie mają one sensu

Opowiadamy sobie historie codziennie. Dzięki historiom mogliśmy przekazywać kulturę z pokolenia na pokolenie, zanim pojawiło się słowo pisane. To bardzo użyteczny sposób komunikowania się – analogie i metafory angażują uwagę słuchaczy i pomagają im zrozumieć sens wypowiedzi. Dzięki historiom i autentycznym przykładom najskuteczniej uczymy siebie i innych. „W Japonii – jak pisze Garr Reynolds w „Zen prezentacji” – jest taki zwyczaj, że starszy pracownik (sempai) jest mentorem młodszego pracownika (kohai) w kwestiach związanych z historią czy kulturą firmy oraz tym, jak należy wykonać swoją pracę. Sempai przekazuje znaczną część swojej życiowej nauki poprzez opowiadanie historii, chociaż nikt tego w ten sposób nie nazywa. Mniej więcej na tym to właśnie polega.

Kiedy młodszy pracownik usłyszy, co stało się z nieszczęśliwcem, który nie nałożył kasku ochronnego podczas pracy w fabryce, nigdy tego nie zapomni (będzie również pamiętał o tym, żeby zawsze nakładać kask)”. Historie skupiają naszą uwagę, poruszają emocje, więc łatwiej jest je zapamiętać. Dobre historie są autentyczne, mają interesujący i jasny początek, wciągające rozwinięcie i jednoznaczne zakończenie. Historie dodatkowo zabarwione humorem, autoironią i dystansem do siebie są niezaprzeczalnym atutem prowadzącego i wzbudzają sympatię słuchaczy. Sprawdź to, oglądając w internecie wystąpienia Jacka Walkiewicza, sir Kena Robinsona czy Elisabeth Gilbert.

 

PRZYGOTUJ SIĘ

Prawa Murphy’ego to zbiór sarkastycznych i humorystycznych powiedzeń, które sprowadzają się do założenia, że rzeczy pójdą tak źle, jak to tylko możliwe. Na przykład: „Jeżeli udoskonalasz coś dostatecznie długo, na pewno to zepsujesz”, „Prowizorka zawsze okazuje się najtrwalsza”, „Nieważne jak dobrze wykonasz robotę, twój szef i tak będzie chciał, byś ją poprawił”, „Doświadczenie to coś, co zdobywasz tuż po chwili, w której go potrzebowałeś”, „Wszystkie sprawy szlag trafia jednocześnie”.

Pół żartem, pół serio chcę zachęcić cię do tego, abyś przed każdym wystąpieniem zastanowił się, co może pójść nie tak i jak możesz temu zapobiec - zwłaszcza jeśli chodzi o organizacyjne i techniczne warunki twojego wystąpienia. Rzeczy teoretycznie mało znaczące czasem mogą zepsuć wszystko. Nawet najlepiej przygotowany prelegent poniesie porażkę, jeśli będzie zmuszony walczyć z psującym się rzutnikiem lub zabiegać o uwagę słuchaczy, którzy przysypiają w zbyt małej i dusznej sali.

CHECKLISTA

Przed każdą prezentacją warto sprawdzić:

[  ]  Termin spotkania i liczbę uczestników

[  ]  Termin i sposób powiadomienia uczestników

[  ]  Dojazd na miejsce spotkania

[  ]  Ustawienie krzeseł i stołów na sali

[  ]  Nazwisko i kontakt do osoby odpowiedzialnej za sprzęt audiowizualny

[  ]  Wymiary sali, w której będzie spotkanie

[  ]  Poczęstunek dla uczestników

[  ]  Lokalizację urządzenia regulującego klimatyzację w pomieszczeniu

[  ]  Lokalizację toalet

[  ]  Identyfikatory dla uczestników

[  ]  Dostęp do internetu

[  ]  Komputer

[  ]  Rzutnik

[  ]  Pilot do rzutnika

[  ]  Głośniki

[  ]  Flipchart lub tablicę

[  ]  Flamastry

Redakcja Focus.pl wybierze dla Ciebie najlepsze artykuły tygodnia. Zapisz się na nasz newsletter